7 инструментов для продуктивности: как предпринимателю делегировать, управлять временем и проектами

Поделиться:

Для меня предпринимательство началось так: «Чтобы быть продуктивным, мне нужно работать как можно больше и дольше. Все успешные люди — очень занятые».

И это смертельное убеждение для владельца бизнеса.

Да, чтобы достигать целей — нужно быть дисциплинированным, развивать в себе правильные привычки — например, вставать в 5 утра.

Однако намного важнее — уметь сочетать семью и работу, не жертвуя ничем.

И то, что я понял за 5 лет, в течение которых я создал 3 бизнеса, посетил 20 стран и минимум 3 дня в неделю уделял дочке — это что нет такого инструмента, который бы автоматически сделал тебя более продуктивным и позволил успевать больше.

Ты наверное подумал: «Но как же так! В заголовке сказано: «7 инструментов для продуктивности…?!»

Да. Я знаю.

Дело вот в чем: Продуктивность — это твоя ответственность.

Ты не можешь управлять временем. Ты можешь управлять только собой.

Если у тебя нет желания воспользоваться системой, работающей на тебя, то ничего в мире не решит твою проблему.

Однако если ты готов действовать и взять те инструменты, которые помогают мне успевать больше, делегировать и при этом иметь время на жизнь — тогда вперед.

Инструмент для делегирования — «Мегаплан»

Делегировать и контролировать выполнение поручений — это критически важно для твоего выживания как предпринимателя.

Правильно делегируя ты сможешь освободить большую часть твоего времени от рутины, чтобы заниматься стратегическими задачами и просто отдыхать.

В GОLD COACH мы используем для этого CRM-систему «Мегаплан». Мне нравится, что она простая и удобная.

«Мегаплан» структурирует всю работу с сотрудниками. Чтобы поставить задачу, достаточно несколько секунд. Можно выбрать ответственного, участников, поставить дедлайн и т.д.

Видно переписку по задаче, все шаги, все результаты, кто просрочил задачу и кто успел вовремя.

Я просматриваю задачи в «Мегаплане» несколько раз в неделю и этого достаточно, чтобы держать дела .

Инструмент для управления временем — метод «Помидора»

Лучшие результаты я получаю, когда работаю сфокусировано, нахожусь «в потоке». Это несовместимо с прерываниями.

И одно из лучших средств для сфокусированной работы — таймер на 25 минут. Ты можешь воспользоваться обычным кухонным таймером или приложением на телефоне.

Для iOS можно скачать Simple Pomodoro Timer, Promodoro, Repeat Timer. Для Android, есть приложения Pomodroido, Clockwork Tomato.

Установи таймер на 25 минут. Начни работу над одной задачей, сфокусируйся на ней и работай, пока таймер не зазвонит. После этого сделай перерыв 5 минут.

На время перерыва отвлекись от работы. Я обычно выхожу из офиса и иду на прогулку.

Потом снова вернись к работе и поставь таймер на 25 минут.

После «4 помидоров» (100 минут работы и 15 минут перерывов в сумме), сделай перерыв на 15-20 минут.

В это время рекомендую заняться физической активностью — поприседать, подтянуться на перекладине. Идеально — побегать или пройтись быстрым шагом.

Инструмент для избавления от хаоса — «Упорядоченный электронный ящик»

Мой любимый email-сервис — это Gmail. И то, к чему я стремлюсь — 0 входящих. Это позволяет не беспокоится по-поводу того, что я что-то упускаю, и также колоссально разгружает мозг.

Я достигаю это так — расчищаю почту строго 1 раз в день по 30 минут.

Все, на что могу ответить стразу — отвечаю 1-2 предложениями. Все, над чем нужно подумать — пересылаю в Evernote, а все, что считаю ненужным —  удаляю.

Также полезно использовать различные папки и фильтры, чтобы иметь возможность быстро быстро прочитать все письма от одно отправителя.

Это легко сделать через вкладку «Фильтры» в настройках Gmail.

Инструмент для чистого сознания — Блокнот для «выгрузки» всех мыслей

Писать в блокнот — это один из самых простых методов освободить мозг, тем самым увеличив свою продуктивность.

Я предлагаю выписывать свои мысли 2 раза в день — утром, перед тем как приступать к работе, и вечером, после рабочего дня.

Пиши всё, что думаешь, не сдерживаясь, обо всех тревогах и переживаниях. Ты почувствуешь, насколько тебе станет легче, спокойнее и как это увеличить твою продуктивность.

Инструменты для планирования и ведения проектов

Тут будет 3 инструмента, потому что это особенно важная сфера. 90% твоего времени на работе и дома съедают проекты.

Поехать в отпуск — проект, запустить новый продукт в бизнесе — проект, отправить ребенка к бабушке — проект. Даже «найти девушку» — это проект…

И самый мощный способ поучить больше времени — это быстрее делать проекты.
Сейчас в GOLD COACH мы ведем проекты по методике SCRUM и используем для этого 3 основных инструмента:

  • Календарь Google
  • Evernote
  • Чек-лист по планированию проектов

Календарь Google

Для планирования встреч я использую календарь Google — самый простой и удобный.

Он есть у каждого зарегистрированного пользователя почты Google. Ты можешь найти его в поиске или открыв список всех приложений Google.

В нем можно планировать дела и встречи на день, неделю, месяц и даже год. Он работает онлайн из браузера или его можно скачать на компьютер, планшет или смартфон.

Главный экран Google Календаря показывает все запланированные тобой дела и события за выбранный период. Например, за месяц.

Чтобы добавить новое событие или встречу, просто нажми на нужный день.

Чтобы увидеть расширенные настройки события, нажми на нужный день, а в открывшемся окне — на кнопку «Изменить мероприятие».

Здесь ты можешь задать основную информацию о событии, оповестить о нем других людей по электронной почте, настроить выделение события цветом и оповещения.

В этом окне можно установить продолжительность события. По умолчанию оно назначается на весь день.

У меня обычно в календаре встречи по проектам, они длятся определенное время. Чтобы создать такое событие — сними галочку возле пункта «Весь день» и установи нужные параметры.

Что удобно — ты также можешь прикреплять к событию необходимые файлы с Google Диска или компьютера: фото, видео, документы, заметки и другое.

Evernote

Все данные по проектам, вся информация, все задачи находятся у меня в программе Evernote. Она бесплатная, устанавливается на любой компьютер или телефон.

Я называю систему продуктивности на её основе «Электронный Мозг».Ты можешь получить все детали по этой системе и саму систему тут, а в этом посте я расскажу о нескольких важных правилах её использования.

Главное правило — не создавай сотни блокнотов под каждый проект.

Чтобы система правильно функционировала и была максимально эффективной, нужно использовать всего 2 блокнота: «Входящие» и «В обработке».

Чтобы правильно настроить личную систему на основе Evernote, нужно понять всего 3 основных элемента, по которым она работает:

1) Захват. Evernote — идеальный инструмент для захвата информации. Именно поэтому мы используем Evernote, чтобы собирать всю информацию во «Входящие»: будь это текстовые заметки, фотографии или аудио. Твои идеи никогда не теряются.

2) Хранение. С Evernote легко держать информацию там, где ей место. Всё, что на тебя сыпется нужно фиксировать во «Входящие». Помни, философия в том, что ты ничего не держишь в голове. Все твои «незавершенные циклы» должны храниться здесь.

3) Организация и обработка. Если ты не будешь обрабатывать собранный материал в папке «Входящие», твой «Электронный Мозг» не будет мозгом.

Очищение корзины «Входящие» — это не значит, что ты обязательно должен делать то, что туда попадает. Это значит, что тебе нужно посмотреть на каждый пункт в отдельности. Решить, что это такое и где ему место в твоей системе тегов.

Используя эту систему ты сможешь вести по 20+ проектов без перегруза и стресса. Чтобы освоить её полностью я рекомендую тебе пройти наш специальный глубокий тренинг по этой программе, пока он почти бесплатный.

Чек-лист по планированию проектов

Самый мощный способ получить результаты по всем проектам— это хорошо их спланировать.

План проекта — это твоя пошаговая инструкция по достижению целей, которые стоят перед проектом.

Уделив 1 раз время на составление плана проекта ты гарантируешь себе, что не застрянешь, не сорвешь сроки и получишь желаемый результат.

Все предприниматели-миллионеры, о которых я читал тоже обязательно планируют проекты для ускорения результатов.

Мы в GOLD COACH выработали простой чек-лист как планировать проекты и отточили его до такого уровня, что ты сможешь спланировать любой проект за 44 минуты или меньше.

Этот чек-лист я тестировал более 179 раз в 2016 году в своих бизнесах и в жизни (работает 100%).

И сейчас я в качестве подарка к праздничному сезону предлагаю тебе скачать его бесплатно: >>>Кликай и скачай его тут

(Эссе от эксперта) 3 техники управления людьми в бизнесе, чтобы владелец работал 3 часа в день и получал 106% прибыли

Понравилась статья? поделить с друзьями. Пусть они скажут тебе «Спасибо!»

avatar

Иван Зимбицкий

Об Авторе:

Отец, предприниматель, автор, маркетолог, блогер, путешественник.

Основатель и руководитель кочинговой компании GoldCoach.

Владелец сети профессиональных футбольных клубов для дошкольников от 3 до 7 лет «FootyBall Ukraine», Kinderball)

В компаниях Ивана работает свыше 135 человек. Его книги прочли более 1 000 000 человек.