Как использовать Google Календарь, чтобы успевать больше

Поделиться:

Сегодня публикуем пост от коуча и эксперта по продуктивности Виктории Гусаревой.

«В 2017 году только единицы обладают «суперспособностями» такими как:

  • доводить начатое до конца
  • действовать без ожидания вдохновения и мотиваций
  • всегда знать, что делать дальше без раскачки и обдумываний
  • быть в нужном месте в нужное время
  • завершать дела в срок

Однако в основе этих «суперсил» один простой навык — планирование.

Уже много лет команда GoldCoach использует для планирования Google Календарь.

Его главное преимущество в том, что он визуальный.

Когда вы видите свою неделю наперед, то чувствуете спокойствие, стабильность.

И сейчас я покажу вам процесс, как планировать быстро с помощью Google Календаря.

Этап I. Подготовка к планированию

Шаг 1. Запланируйте планирование

В планировании важно регулярно выделять время на это. Поэтому для начала выработайте привычку каждое утро или вечер открывать свой Evernote и кадендарь для планирования.

Планируйте следующий день, вносите коррективы, что-то отменяйте, что-то добавляйте. Выделяйте на это до 30 минут.

Шаг 2. Освободите мозг от текучки.

До начала планирования выпишите всю свою текучку и рутину отдельными списками.

Текучка – это все  мелкие задачи, которые текут потоком, и их невозможно обойти. Оплата счетов, ответы на письма, бронирование помещений… У каждого своя текучка.

Ошибка – держать это все в голове и думать: «Я и так это делаю, чего мне это записывать».

Без контроля текучка растягивается на весь день, сжирая фокус и эффективность.

Поэтому оформите в список все, что вам необходимо делать каждый день, неделю, раз в месяц. Выделите на это конкретные часы. И каждый раз обрабатывайте текучку в одно и тоже время (это легко сделать, если использовать мой любимый «Электронный Мозг»).

Каждый раз привычка делать быстро и качественно будет закрепляться. И  текучка будет занимать все меньше времени.

Этап II. Планирование

Чтобы все задачи не были сплошным черно-белым  полотном, выделяйте задачи разного типа разными цветами. Так вы всегда сможете беглым взглядом оценить, что будет главным на этой неделе.

Шаг 1. Запланируйте встречи

Встречи —  это все контакты с другими людьми:  общение с клиентами, длинные переговоры со скайпу, важные созвоны, планерки, собрания, совещания,  деловые обеды, походы в кино, тренировки, свидания и т.д.

Вносите все встречи в Google Календарь сразу и добавляйте участников — это легко сделать одной кнопкой, зная электронный адрес человека, нужного на встрече.

В описании встречи сформулируйте все вопросы и задачи, которые нужно решить. Не держите это в голове, просто в момент встречи (или подготовки к ней) откройте на своем гаджете программу и прочитайте все необходимое.

Если вы переносите встречу или изменяете ее описание, это сразу отобразится у всех участников.

Шаг 2. Запланируйте личное время

Дальше запланируйте время для себя: утреннюю зарядку, спортзал, утреннюю/вечернюю рутины, все приемы пищи, поход в магазин за продуктами, дорогу и, конечно, время для обучения, развития, чтения.

Так вы увидите полную картину дня и в потоке дел не забудете о важных вещах.

Шаг 3. Запланируйте «буфер свободы»

Планируя день, всегда оставляйте свободными 2 часа для всех неожиданностей и форс-мажоров.

Планируя все до минуты, вы, скорее всего, сорветесь, и все полетит к чертям. Любая пробка, задержка транспорта, случайный разговор, внезапная задача, и снова начнутся опоздания, просроченные задачи и невыполненные обещания.

Однако, когда у вас есть «буфер свободы», все намного проще, и стресса нет.

Можете  поставить буфер в виде  пустых граф в Google Календаре, подписав их как «буфер».

Шаг 4. Стратегическое планирование недели

Этот шаг рекомендую делать 1 раз в неделю, по воскресеньям.

Вначале ответьте на три вопроса:

1. Какой результат я хочу в конце следующей недели?

Формулируйте четкие, измеримые цели, определив, что вы хотите сделать.

2. Что для этого нужно сделать?

Спланируйте. Разбейте на мелкие шаги и пункты все то, что нужно сделать. Сформулируйте дедлайны, установите сроки. Учитывайте, что сложную умственную работу лучше запланировать на тихое время, когда можно отключить телефон, мессенджеры и когда вас не будут тревожить.

3. Когда это нужно сделать?

Внесите в календарь время, когда вы будуте выполнять задачи.

Этап III. Действия

Каждое утро начинайте с просмотров задач на неделю  и конкретных задач на сегодня. Так выработается  привычка жить сфокусировано и удерживать в приоритете свои цели.

Еще есть три простых правила:

  • Когда работаете над проектом, отключите все соцсети и мессенджеры, уберите все со стола, телефон переведите в автономный режим. Так вы удержите фокус на задаче и получите результат быстрее.

  • Завершив дело, откройте Google Календарь или «Электронный мозг» и определите следующую встречу или действие. Приступайте к нему без откладываний.
  • Каждое воскресенье оценивайте продуктивность своей недели по шкале  от 1 до 10. По тому, сколько задач вы успели завершить, насколько были продуктивными встречи.

Если оценка ниже 7, то ответьте себе честно, почему так произошло, и планируйте следующую неделю.

3 главные ошибки при внедрении планирования через Google Календарь

  • Забить все время встречами и умирать от усталости

Переутомление забирает силы и фокус, и вы теряете эффективность. Поэтому делайте  паузы между задачами по 5-10 минут, после 4 блоков отдыхайте минимум 30 минут.

  • Игнорировать текущие дела

Если вы не запланировали выполнение текучки, то  мессенджеры, телефон и почту разорвет от входящих. При этом вы рискуете упустить что-то важное в бизнесе. И в результате в один прекрасный день вас накроет лавиной срочных задач, которые поглотят все ваше время.

  • Думать, что все пойдет четко по плану

Будьте готовы к тому, что все пойдет не по вашим планам (особенно если вы планируете впервые).

Все начнет срываться, лететь к чертям и не ладиться на каждом шагу. Это нормально!

В этом случае выдохните и скажите себе:

«Все, что происходит сейчас,  закономерно и ожидаемо. Планирование  и контроль своей жизни – это главнейший навык, который дорогого стоит. Я 20-30-50 лет жил без организации и порядка в делах. И чуда за неделю не произойдет.

Мне нужно 2-3 месяца на выработку привычки и навыка, чтобы все начало происходить автоматически, и я наслаждался результатами».

Сопротивление — признак того, что вы  вышли из зоны комфорта  и двигаетесь в правильном направлении».

P. S. Растягиваете работу на целый день?

Не можете расслабиться на выходных, так как вас ждет огромная стопка незаконченных задач?

Не хватает времени даже на себя?

Если вы ответили «да» хотя бы на 1 вопрос, тогда вам срочно нужно научиться планировать правильно, чтобы на все хватало времени и при этом не было стресса!

Этому можно учиться самому путем тех самых глупых «проб и ошибок».

А можно скачать простой чек-лист, как планировать.

Этот чек-лист мы тестировали более 152 раз в 2017 году (работает 100%).

И сейчас в качестве подарка к бизнес-сезону мы предлагаем вам скачать его бесплатно: >>>Скачать тут

Понравилась статья? поделить с друзьями. Пусть они скажут тебе «Спасибо!»

avatar

Ольга Луценко

Об Авторе:

Главный редактор и соавтор рассылки GoldCoach, соавтор курсов MarketingPlanClub

Использует свои знания в копирайтинге, маркетинге и понимание клиента для увеличения количества подписчиков и клиентов в GoldCoach.

Написала письма сиквенсов для 10 воронок продаж. Создала 200 рекламных постов для Facebook и instagram, которые за 12 месяцев привлекли 1 500 000 подписчиков.

Делится результатами своей работы и многочисленных тестов с клиентами GoldCoach через блог, живые мероприятия и продукты MarketingPlanClub.