[Чек-лист] 9 шагов к отпуску, свободному от работы

  • 5 106
  • 3
  • 594

Поделиться:

Я понял, что не взял с собой ноутбук уже в очереди на посадку в самолет.

Мы улетали на неделю в Таиланд. Собирались в спешке и я оставил «Мак» на зарядке. Возвращаться было поздно. Не лететь — потерять $3 000 за билеты на самолет.

Первая мысль «Это катастрофа. Как же бизнес? Как же проекты?». Только в самолете я взял себя в руки.

Решил, что это станет проверкой моего бизнеса и менеджеров — смогут ли они без меня двигать проекты к завершению или застынут в ожидании пока я появлюсь.

Написал смc на officeall «Я забыл взять ноутбук в Таиланд. 7 дней буду вне зоны доступа. Не ждите моего утверждения по проектам — действуйте под свою ответственность.»

Через 7 дней, когда я вернулся — я увидел все «узкие места» моего бизнеса и «зоны роста».

Но самое удивительное произошло со мной.

За 7 дней без текучки у меня родились идея создания системы личного коучинга GoldCoach Profit System, программы «Электронный Мозг» и еще нескольких других продуктов.

Согласно отчету только за вчерашний день эти продукты чистыми принесли мне больше $1 203 дол.

Вот мой чек-лист «Как подготовиться к отпуску»

Как подготовиться к отпуску

1.Внедри Task-менеджеры в работу с командой

В GoldCoach мы используем «Мегаплан», и каждый сотрудник (в том числе и я) использует систему «Электронный Мозг», чтобы знать каждое следующее действие и без перегруза успевать больше.

Я слышал также о Task-менеджерах Trello, Worksection, а вообще их на рынке десятки.

Эти программы помогают сделать бизнес прозрачным для тебя и для других сотрудников.

Там будут все проекты твоего бизнеса. Ты сможешь видеть прогресс, кто что делает и что завершено, а что просрочено.

С таким инструментом я за 10 минут могу понять, как мы двигаемся по проектам и где нужна моя обратная связь и т.д.

Это помогает спокойнее уходить в отпуск и быстро входить работу после отпуска.

2.Делегируй процессы

Составь список всех текущих процессов, в которых ты участвуешь, и КPI по ним.

KPI — это четкий набор показателей, которые тебе должен давать твой наемный работник, аутсорсер или подрядчик.

Сейчас мы разрабатываем KPI для каждого сотрудника в GoldCoach. Это позволит оценивать человека не по мнению, а по факту — кто что делает и какие результаты показывает в компании.

Если у тебя нет KPI для сотрудников в твоем бизнесе — начни их разрабатывать прямо сейчас.

Тогда перед отпуском ты сможешь передать список процессов, чек-листы по ними и KPI тем, кто будет заниматься этой работой вместо тебя.

И по приезду посмотрев на КPI ты сразу поймешь — справился сотрудник или нет.

3.Заверши проекты, которые не будут работать без тебя (или приостанови)

Заверши до отпуска или приостанови те проекты, которые не можешь делегировать. Обязательно предупреди всех участников проекта (особенно тех, кто вне твоей компании — подрядчиков, клиентов).

Обрати внимание — проектов, которые ты не можешь делегировать, не может быть больше 2-3. Если их больше — это значит, что ты ведешь бизнес по модели «все делаю сам».

Это очень опасно и может вызывать колоссальный стресс и перегруз. Если ты уже испытываешь их сейчас — тебе может помочь эта система продуктивности.

4.Проведи ряд SCRUM-встреч с командой по проектам, которые делегируешь

Определите по каждому проекту «Что сделано?» и «Что надо сделать?». По тому, что надо сделать назначь ответственных. Определи, что будет подтверждением выполнения и возьми расписки. Вот тут можешь скачать шаблон расписки.

Важно — результаты встреч нужно обязательно записывать. Записывай разговоры в скайпе, фотографируй доску или флипчарт после встреч, сохраняй переписку в почте и в месенджерах. Особенно это важно при работе с аутсорсерами вне твоего офиса.

Это помогает потом разобраться кто что говорил и кто что обещали на когда.

5.Назначь «заместителей»

Они будут «тушить пожары» и принимать решения. Назначь нескольких в разных направлениях — в лидгене, продажах, операционной деятельности и т.д.

Оставь свои контакты одному из них для экстренных случаев и четко укажи список этих «экстренных случаев».

6.Установи сроки выполнения работы и установи ответственность за их срывы

Лучше всего письменно. Если ты работаешь с аутсорсерами — то подписывай договор, если со своими наемными работниками — бери расписку.

В них должны быть четко указаны сроки и сумма штрафа за невыполнение.

Укажи как именно ты хочешь получить результат работы — на почту или сообщением в мессенджере или на личной встрече.

И что это должно быть — текст, презентация, ссылка на сайт, макет дизайна.

Это поможет четко отличить факт от мнения.

7.Запланируй на следующий день после возвращения SCRUM-встреч

На этих встречах участники проектов должны отчитаться за выполненные работы, предоставить факты и цифры. Или заплатить «цену слова». Третьего не может быть и никаких отмазок и мнений не принимай.

Используй эти встречи, чтобы усовершенствовать систему. Задай вопросы: «Чему вы научились, пока меня не было? Как вы справлялись с неожиданностями? Что шло хорошо? Что шло плохо?»

8.Напиши e-mail своей команде

Разошли за пару дней до отпуска на всех сотрудников письмо. В нем напиши сколько тебя не будет и контакты «заместителей».

Замам дополнительно отправь письмо с их KPI и планами на неделю.

9.Стань недоступным

Выйди из всех приложений, связанных с работой, на телефоне и компьютере, выключи все рабочие напоминания до момента возвращения.

По этому чек-листу я знаю, как подготовится к отпуску, и могу сделать это за неделю. При этом ни один проект не будет заморожен, и я по всем получу прогресс, когда выйду из отпуска.

P. S. Если вы устали от кошмара стресса и перегруза и даже в отпуске не можете расслабиться и не работать…

…тогда скачайте мою бесплатную книгу «Освободи свой мозг» и откройте, как создать «Электронный Мозг», который будет «париться» вместо вас, пока вы отдыхаете и получаете удовольствие от каждой минуты отпуска.

Скачать книгу и освободить свой мозг

7 элементов шокирующе прибыльной воронки продаж

Понравилась статья? поделить с друзьями. Пусть они скажут тебе «Спасибо!»

avatar

Иван Зимбицкий

Об Авторе:

🚀Бизнес консультант №1 по систематизации и развитию бизнеса

⭐Основатель консалтинговой компании #GoldCoach

⚽Владелец сети футбольных клубов для дошкольников http://footyball.ua/

🚴‍ IRONMAN (триатлет)