4 быстрых шага как выстроить систему делегирования в вашем бизнесе (для собственника)+PDF

Поделиться:

Сегодня публикуем пост Сергея Качановского — коуча GoldCoach, владельца и партнера в 5-ти бизнесах оффлайн и онлайн, эксперта по систематизации бизнеса. 

«Делегирование – это умение использовать чужие руки в решении своих задач. Без делегирования любой собственник бизнеса обречен на провал

Поэтому из этого поста вы узнаете самое важное для первых этапов делегирования — какие люди вам нужны в бизнесе и как их найти. 

 В каждом бизнесе, независимо от его размера, есть 4 уровня делегирования

4 уровня делегирования 

Четвертый уровень — исполнители

Это менеджеры по продажам, курьеры, в производстве — люди с наименьшим уровнем квалификации. 

Если ваш бизнес находится на этапе стартапа, то, скорее всего, вы тоже выполняете своими руками простейшие операции как исполнитель.

И я вас понимаю.

Исполнителям ставить задачи сложно и трудозатратно.

Им нужно говорить: что делать, как делать, когда делать, какие дедлайны, какие ресурсы, какие критерии выполнения задачи, зачем это нужно делать, при каких ситуациях это будет принято или не принято.

У них обычно много вопросов. Они отрывают вас от важных дел, от стратегической занятости. Коммуникация с ними скучная, утомительная, порой выводит вас из себя. 

Поэтому много коммуницировать с исполнителями Вы не очень любите и Вам легче сделать все самому, чем объяснять и показывать. 

Чтобы избавиться от этого и при этом не делать все самому вам нужно создать третий уровень делегирования.

Третий уровень — менеджеры, управленцы

Основная компетенция этих людей — это управление и создание структуры. 

Они задают гораздо меньше вопросов,  имеют больше опыта и навыков. Вы ставите им задачу формата: «Что сделать, как сделать, какие есть ресурсы, и какие дедлайны». Они разжевывают задачи для исполнителей и специалистов низшего уровня. 

Как найти такого человека?

На собеседовании нужно брать контакты тех, кто работал с менеджером и может дать рекомендации.

Вам нужно узнать действительно ли он создавал отдел, и управлял им и главное — работает ли отдел после его ухода. Если работает —  человек достаточно качественно построил его. Если с его уходом все развалилось — скорее всего, человек хорошо выполнял свою работу, но не смог построить структуру. 

Второй уровень — директор

Я люблю говорить, что директор это «собака», которая должна лаять, контролировать, охранять, достигать цели

Это та единица, которая ответственна за то, чтобы компания развивалась, и действовала в рамках обозначенной Вами стратегии.

Когда у вас есть директор, вы можете не общаться с менеджерами каждый день. Обязанность их контролировать или вся текучка переходит к директору. От него вам нужен результат.

Первый уровень — собственник 

У собственника в бизнесе есть 3 основные задачи:

  1. генерировать идеи (видеть возможности в бизнесе)
  2. прописывать миссию бизнеса (миссия – это Ваше объяснение рынку, зачем ваша компания существует)
  3. создавать стратегию бизнеса — понимание того, как компания будет воплощать миссию.

Это самая сложная и ответственная позиция в бизнесе. Самая прибыльная.

И если Вы пытаетесь играть на уровне исполнителя или даже менеджера — то Вы разбрасываетесь дорогим ресурсом для решения дешевых задач.

Если Вы сами постоянно в хаосе исполнительских функций, то у Вас на это никогда не хватает времени. Вы постоянно живете в реактивном состоянии, вам нужно делать срочное вместо того, чтобы делать важное.

Поэтому в ситуациях, когда у Вас возникают повторяющиеся «рутинные» задачи Вам нужно буквально «бить себя по рукам», когда хотите за них взяться.

Ваша задача — строить структуру и создавать процессы, чтобы делегировать их другим людям. 

Сейчас Вам может быть страшно кому-то довериться и кажется, что никто не справиться лучше Вас. Однако на самом деле при делегировании увеличивается эффективность. 

У вас появляется 2 человека,  которые берут на себя ответственность за исполнение задачи. Значит, в 2 раза больше голов, рук, и энергии.

4 этапа как найти людей, кому можно делегировать 

Первое — определить, что делегировать

У Вас наверняка есть зона в бизнесе, работать над которой Вам сложно, неприятно, часто возникает лень и саботаж. Усилий тратится много, а результат сомнительный, либо несоизмеримый с теми действиями, которые были приложены. 

Простое упражнение, которое поможет Вам понять точно что делегировать, называется «100+ функций в бизнесе, которые жрут Ваше время»

Выпишите не меньше 100 функций, которые Вы совершаете в бизнесе. Начиная от общения с клиентами и звонков, заканчивая оплатой счетов и проведения планерок. Предупреждаю — первую половину функций вы выпишете легко, а вторая Вам дастся сложнее. 

В этом списке будут функции, которые Вам нравится делать в бизнесе, и будут те, которые выводят Вас из себя. То, что Вас раздражает. Это то, что нужно делегировать в первую очередь. 

Второе — определите, кто Вам нужен для делегирования 

Когда определили то, чем не хотите заниматься, объедините этм занятия по критериям — маркетинг, продажи, переговоры, найм людей, административные задачи, бухгалтерия.

В коучинге меня удивляет момент, когда клиенты пытаются разобраться в сложных направлениях сами.

Например, у 95% бухгалтер есть, потому что бухгалтерия это сложно. Тогда почему Вы решили, что маркетинг или менеджмент проще? Это не менее сложные направления.  

В Вашей компании этим должны заниматься специалисты или просто ответственные люди по специальным чек-листам

Когда Вы составили список — то уже понимаете компетенции людей, которые Вам нужны и кто вам нужен по структуре — исполнитель, управленец или директор. 

Третье — составить аватар сотрудника и вакансию

Опишите каждого сотрудника— что это за человек, что он должен уметь, какой опыт иметь, какими личными качествами обладать, чтобы сформулировать вакансию.

Также Вам нужно понимать, какие результаты Вы хотите получать. Только продумав этот момент, можно привлекать интересных людей, которые будут растить вместе с вами ваш бизнес. 

Однако будьте готовы, что хорошие специалисты стоят дорого. И Вам нужно понимать, за что будете готовы платить выше рынка. 

Например, если сотрудник увеличит прибыль со 100 руб. до 200 руб., то сколько из этой суммы Вы готовы отдать ему? Определите эти показатели сразу и включите их в вакансию. 

Четвертое — разместите вакансию там, где есть Ваш идеальный сотрудник

Тут есть хитрость. Часто те специалисты, которые Вам нужны, не размещают вакансии там, где Вы их ищете. 

Сильные специалисты и управленцы просто не доходят до того, чтобы выложить свою вакансию на рекрутинговые сайты. Однако они всегда находятся в соцсетях.

Попробуйте подумать о том, какие интересы у этих людей, в каких сообществах они состоят, что читают. 

И размещайте вакансии на этих ресурсах, в этих сообществах. Там вероятность поиска эффективных людей в ваш бизнес гораздо выше, чем на сайтах с объявлениями о работе. 

P.S. По моему опыту делегировать намного легче, если вся работа в бизнесе разбита по проектам, а у каждого проекта есть четкий план, где прописано 8 пунктов: 

  • Результат проекта
  • Цель проекта
  • Список действий по достижению цели проекта
  • Стоимость реализации проекта
  • Список тех, кто тебе может помочь
  • Список, кому ты что-то делегируешь
  • Срок внедрения проекта
  • Список возможных препятствий

Обычно у владельцев бизнесов, чтобы составить такой план, уходит несколько часов. Однако в GoldCoach есть специальный чек-лист, с которым план проекта можно составить за 44 минуты. 

И Вы можете скачать его сейчас бесплатно тут: Кликнуть и скачать

«Динозавры» против дерзких новичков
Как неизбежно достигать финансовые и бизнес-цели

Понравилась статья? поделить с друзьями. Пусть они скажут тебе «Спасибо!»

avatar

Ольга Луценко

Об Авторе:

Главный редактор и соавтор рассылки GoldCoach, соавтор курсов MarketingPlanClub

Использует свои знания в копирайтинге, маркетинге и понимание клиента для увеличения количества подписчиков и клиентов в GoldCoach.

Написала письма сиквенсов для 10 воронок продаж. Создала 200 рекламных постов для Facebook и instagram, которые за 12 месяцев привлекли 1 500 000 подписчиков.

Делится результатами своей работы и многочисленных тестов с клиентами GoldCoach через блог, живые мероприятия и продукты MarketingPlanClub.