У многих предпринимателей есть опыт написания чек-листов и должностных инструкций, которые не выполняются сотрудниками (многие их даже не дочитывают до конца).

На этой неделе проводил сессию «вопросы-ответы» для тех, кто внедряет систему управления знаниями в головах сотрудников Sintegrum.

На созвоне было 32 владельца бизнеса и первый вопрос был:

«Я хочу быть свободным от операционки и вырасти. С чего начать систематизацию? Что конкретно описывать?»

Те предприниматели, которые пробовали систематизироваться обычными способами, часто скептически относятся к идее обучения сотрудников, предпочитая «шашлычить» и тушить «‎пожары»‎, и вот почему.

Почему сотрудники «хоронят» инструкции и чек-листы, которые ты для них пишешь

3 года назад я был одержим чек-листованием.

У нас даже был чек-лист «Как составить чек-лист».

В компании скопилось 50 объёмных чек-листов и инструкций, а сотрудники как делали ошибки, так и продолжали их делать.

Причина в том, что такие инструкции чаще всего получаются громоздкими, сложными и неудобными на практике.

В итоге исполнители их просто «хоронят» как бесполезные.

В бизнесе не нужны инструкции, регламенты, чек-листы сами по себе.

Систематизация бизнеса — не самоцель, а инструмент для выполнения работы более качественно и эффективно — без ошибок и с минимальными затратами.

Поэтому обучение в первую очередь должно помогать действовать в проблемных ситуациях и помогать их исправлять здесь и сейчас.

Новый способ, с чего начать передачу знаний сотрудникам, я нашел в книге «Системное управление на практике» Евгения Севастьянова (очень рекомендую предпринимателям и топ-менеджерам).

Евгений назвал этот метод «посмотреть правде в глаза».

Как создать систему обучения сотрудников, которая будет устранять повторяющиеся ошибки в бизнесе

«Посмотреть правде в глаза» — это очень простой способ составления обучения сотрудников, однако не очень приятный.

Самолюбие и самооценка могут «поскрежетать» внутри (гораздо комфортнее занять позицию «у меня и так все нормально!»).

Однако этот метод может помочь тебе освободиться от операционки и стать свободнее намного быстрее.

Шаг 1. Зафиксируй список возникающих проблем в повторяющейся работе (процессе), для которого планируешь создавать обучающий трек.

Шаг 2. Каждая из проблем станет тарелкой — обучающим блоком. В ней ты опишешь, что нужно для ее предотвращения, и как действовать, если проблема возникла.

Вот пример из книги «Системное управление на практике».

Для процесса «заказ и доставка продукции от поставщиков» проблемы могут быть такими:

• Заказ не сделан вовремя (значит, нужно описать, как заранее планировать необходимость материалов).
• У поставщика не оказалось нужного товара (как реагировать и заранее найти нескольких поставщиков).
• Часть привезенного товара оказалась бракованной или несоответствующего качества (какую форму накладной заполнить, как оформить возврат и замену).
• Товар перепутан с другим товаром (по какой форме составить акт, как оформить возврат и замену).
• Машина с товаром приехала в обеденный перерыв.
• Машина не приехала вовремя (сломалась по дороге и т. п.).
• Все сотрудники склада заняты во время приезда машины.
• Товар на складе размещается где попало, из-за этого портится и своевременно его не найти.

Шаг 3. Для каждой тарелки нужно сделать испытание, которое подтвердит, что сотрудник принял информацию и сможет использовать ее в работе.

Твоя задача — начать с самых острых и частых проблем.

Вот пример как сделан трек PR-менеджера GoldCoach в Sintegrum.

Большинство тарелок сделаны из ошибок, которые я видел.

Дальше я буду развивать этот трек, замечая то, что нужно улучшить и добавляя новые тарелки, чтобы устранять ошибки системно.

Отсортируй выявленные проблемы «по степени критичности» и для начала составь тарелки для двух-трех самых худших.

Чтобы тебе было легче — ответь на несколько вопросов ниже:

1. Проанализируй, какой подход ты сейчас используешь при составлении чек-листов и инструкций или при создании треков в Sintegrum.

2. Можно ли в твой подход добавить метод «посмотреть в глаза проблемам»?

3. Какой процесс (повторяющаяся задача) сейчас самая важная для твоего бизнеса?

4. Выпиши пять-шесть проблем по выбранному процессу и создай небольшую инструкцию для решения одной из них (можешь записать видео на 5-10 минут, где объясняешь как исправить ситуацию).

Ответь на эти вопросы и запускай процесс обучения в бизнесе, который поможет устранять и предотвращать ошибки в бизнесе на системном уровне.

P.S. Тратишь жизненный ресурс и силы на то, чтобы бороться с халатностью людей, вместо масштабирования бизнеса?

• Сотрудники не проявляют инициативу и недостаточно сознательны?
• У них не «горят глаза» и они работают вполсилы?
• Ты постоянно вынужден исправлять ошибки и «тушить пожары»‎?
• У тебя нет ресурса «хантить лучших» с рынка?

Даже не думай о масштабировании бизнеса, пока у тебя не решена «проблема с людьми».

За 8 лет мы проанализировали более 40 000 предпринимателей.

Единственная глобальная разница между бизнесами, которые росли, не сжигая жизненный ресурс собственника и стагнирующими пожирателями денег и времени — в системно решенной проблеме с людьми.

Чтобы перейти от ведения бизнеса на уровне «мелкий лавочник», где ты за все отвечаешь, к уровню «бизнесмен», где работают системы, а ты свободен — открой новый способ решения «проблемы людей» в бизнесе.

Это открытие Дмитрия Корчевского меняет ВСЕ!

>>>УЗНАТЬ БОЛЬШЕ