Чек-лист эффективной удаленной работы: как перевести команду в онлайн, увеличив эффективность и результаты бизнеса | GoldCoach

Чек-лист эффективной удаленной работы: как перевести команду в онлайн, увеличив эффективность и результаты бизнеса

Поделиться:

Есть устойчивое убеждение, что удалённая работа – это работа из дома. Нет. На самом деле это работа НЕ в офисе.

На удаленке вы можете работать где угодно: дома, в парке, в коворкингах, в любимых кафе. Везде, где есть стабильный интернет.

Переход на удаленку – мировой тренд последних лет. Например, в США с 2013 года удалённо начали работать более 50 миллионов человек.

А сегодня, из-за пандемии коронавируса и карантина, навык удалённой работы выходит на первое место среди навыков эффективности.

5 отличий удаленки от офисной работы

Отличие 1. Свободный график. Вы можете подстраивать рабочий график под себя. Если вы «сова», начинать и заканчивать позже. Если «жаворонок», стартовать рано утром и раньше освобождаться. Это одно из главных преимуществ удаленной работы.

Отличие 2. Сфокусированность. На удаленке вы можете лучше сфокусироваться на конкретной задаче. Тогда как в офисе вас обычно прерывают каждые 3-5 минут. А чтобы вернуться в состояние максимального фокуса, «потока», нужно около 20 минут.

Отличие 3. Разнообразие. Можно уехать в любую страну мира, на море, к горам – работать из любой точки Земного шара. Когда не привязан к конкретному месту, жизнь становится свободнее. А перемещения и путешествия закрывают потребность человека в разнообразии, что помогает продуктивной работе.

Отличие 4. Фокус на результат. По статистике, офисные работники реально заняты рабочими задачами около 50% времени. Остальные 50% уходят на чаепития, перекуры, разговоры, переписки и залипания в соцсетях.

На удаленке нет смысла имитировать бурную деятельность. Никому не интересно, что ты делал 8 часов. Сколько работал над задачей, а сколько отлайкал фотографий. Главное – чтобы дал нужный результат.

Отличие 5. Коннект с людьми. Один из немногих пунктов, по которым удаленка уступает офисной работе. Меньше живого общения, легче почувствовать себя одиноким. В офисе вокруг коллеги, можно сходить вместе на обед, поговорить. Так мы закрываем одну из базовых потребностей – в общении и принятии нас другими.

На удаленке можно общаться по видеосвязи. Но всё равно большинство удалённых сотрудников периодически собираются в живую и поддерживают коннект – общаются «в реале».

3 первых задачи для предпринимателя, который перешел на удаленку

Организовать свое рабочее место. Оно должно быть удобным, эргономичным, чтобы все было под рукой. Это располагает к эффективной работе.

Договориться с домашними и коллегами о времени своей «недоступности». Четко обозначьте время, когда вы ни для кого не доступны: к вам к комнату не заходят, не включают громко музыку или телевизор. В это время вы не отвечаете на звонки, письма и сообщения. Ответите тогда, когда вам будет удобно.

Так вы сможете сфокусироваться на задаче и стать гораздо эффективнее и продуктивнее.

Найти хороший коворкинг. Найдите в интернете ближайшие коворкинги, выберите, где вам будет приятно работать. Полезно иногда сменить обстановку, поработать, например, в коворкинге, вместо дома.

3 вещи, которые нужно начать делать на удаленке

1. Отключать уведомления на смартфоне и ноутбуке

Выключайте звуковые и графические уведомления, чтобы вы не видели, сколько осталось непрочитанных. Когда фокусируетесь на задаче, включайте авиарежим на смартфоне.

Как мы уже говорили, после любого прерывания нужно около 20 минут, чтобы вернуться в «поток». Это рушит продуктивность.

2. Планировать результат, а не действие

Фокус должен быть на результате, который вы хотите получить, а не на том, что делать сегодня. Откажитесь от бесполезных списков дел, которые ведут к перегрузу и выгоранию.

3. Планировать день по блокам и смыслам

Выделяйте определённое время на разные задачи и строго придерживайтесь этих блоков. Кроме работы, планируйте обучение, занятия спортом, время на отдых и хобби.

Например:

  • 30 минут на планирование
  • 25 минут на анализ отчёта
  • 15 минут на разбор почты
  • 10 минут на разминку

Начинайте рабочий день с важных и не срочных дел. Тогда у вас будет четкая уверенность, что вы продвигаетесь по самым важным для вас проектам.

И работать вы будете эффективнее, а успевать – больше.

2 вещи, от которых нужно отказаться на удаленке

1. Пожиратели времени. Забудьте о постоянной проверке почты, новостей, залипания в социальных сетях. Хватит скроллить ленту в Инстаграме и Фейсбуке. Помните, что так вы тратите свое драгоценное время.

2. Работа без перерыва. Иногда работа может так увлечь, что вы просидите несколько часов подряд: не поднимая головы и не вставая с места. Это опасно. Наступит перенапряжение, начнет болеть голова, организм начнет сопротивляться. Понадобится больше времени на восстановление.

Контролируйте время, которое проводите за компьютером. Делайте перерывы, отдыхайте.

9 привычек, которые нужно выработать на удаленке

Привычка 1. Подводить итоги недели и планировать следующую

Чтобы подвести итоги недели, ответьте на вопросы:

  • Какие мои победы за неделю?
  • По каким проектам я продвинулся?
  • Что хорошего, успешного я сделал?
  • Какой мой самый лучший и самый приятный момент на этой неделе?
  • Чему новому я обучился на этой неделе?
  • Чтобы улучшить фокус на следующую неделю, ответьте:
  • Кому я могу помочь на следующей неделе?
  • Каковы потребности моих близких людей?
  • Какие мои топ-3 цели?
  • Что является приоритетом номер 1 на следующей неделе?

Привычка 2. Планировать неделю в календаре

Ни в коем случае не планируйте «в голове» или ежедневнике. Нужно планировать в календаре, который синхронизируется на компьютере, смартфоне и планшете. Очень важно, чтобы ваш актуальный календарь был всегда в доступе. Кто-то назначает встречу – вы открываете календарь и смотрите, свободно или это время.

Перед планированием недели нужно выгрузиться. Как происходит выгрузка: вы садитесь и выписываете все мысли из головы, все задачи, незавершенные дела. После этого проходите по процессу группировки и планируете неделю.

По методологии БМП отвечаете на три вопроса:

  • Какой результат я хочу?
  • Почему я хочу этот результат, почему это важно мне сделать?
  • Выполнение каких действий приведет меня к достижению этого результата?

На неделе получается от шести до восьми результатов. Каждый результат относится к какой-либо категории: здоровье, спорт, работа, семья и так далее.

Привычка 3. Выделять себе утром «золотой час»

Это первый час после пробуждения. Выработайте свои утренние ритуалы, которые будут наполнять вас энергией.

Это может быть:

  • Побыть наедине с собой
  • Помедитировать
  • Прогуляться
  • Заняться спортом
  • Написать благодарности

Подробнее об утренних ритуалах читайте здесь.

Привычка 4. Планировать отдых так же тщательно, как планируете проекты

Заранее планируйте выходные. Решайте, куда поедете с семьей, какие места посетите, какие фильмы будете смотреть. Заранее купите билеты в театр, в кино, закажите баню, сеанс массажа и так далее.

Привычка 5. Устраивать дни без гаджетов

Хотя бы раз в месяц, а лучше – раз в 2 недели проводите целый день без гаджетов: без компьютеров, смартфонов и планшетов.
Гуляйте на природе, идите на пикник, проводите время с семьей. Читайте книги. Нужно, чтобы организм отдыхал, а вы находились в контакте с самим собой.

Привычка 6. Чередовать работу дома и «на выезде»

Работа на выезде – это коворкинги, кафе, парки. Когда вы посещаете новые места, формируются новые нейронные связи, появляется больше вдохновения работать. Ваши продуктивность и мотивация растут.

Привычка 7. Четко определять время, после которого вы не работаете

Например, после 19:30 не разрешаете себе работать, не заходите в мессенджеры. Это время вы проводите с семьей, занимаетесь спортом, читаете, смотрите фильмы, отдыхаете, ужинаете.

Что угодно, но не занимаетесь рабочими вопросами. А можете выделить себе целый нерабочий день: например, субботу.

Привычка 8. Правильно питаться

Ешьте качественно и вовремя. Это важно, чтобы организм не истощался и у вас было достаточно энергии для работы.

В выходные закупите продукты на неделю. Это должны быть свежие овощи, зелень, фрукты, злаки, грибы, орехи. Пейте больше чистой воды вместо кофе.

Привычка 9. В течение дня выделять время на отдых, спорт и сон

Чередуйте работу и отдых. Оставляйте временные зазоры между встречами и блоками работы. Используйте это время на отдых и восстановление.

После 30-40 минут сконцентрированной работы делайте 5-6 минутный перерыв.

Занимайтесь спортом, физкультурой в течение дня. Делайте разминки и заминки. Это помогает восстанавливать энергию. Также рекомендую, если работаете дома, уделять хотя бы 30-40 минут на дневной сон. Он тоже отлично помогает восстановиться.

На чем держать фокус при удаленной работе

1. На результате. В бизнесе, личных делах, любых проектах.

Не начинайте никакой проект, пока не определите конечный результат. Не начинаете встречу, пока не поймете, какой результат нужен. Так вы тренируете себя и команду фокусироваться на результатах.

2. На дисциплине выполнения задач. Отслеживайте работу команды. Анализируйте отчеты. Определите регулярность планерок, встреч с командой и четко придерживайтесь плана.

3. На менеджменте команды. Смотрите на факты, результаты сотрудников. Давайте обратную связь команде, мотивируйте людей, контролируйте их состояние.

Часто на удаленке людям не хватает внимания, они чувствуют себя ненужными и заброшенными. Чтобы этого не случилось, проводите регулярные видео-созвоны и планерки.

Как эффективно контролировать работу команды на удаленке: 4 шага

1. Составьте список показателей, которые вам нужно контролировать в компании: ежедневно, еженедельно и ежемесячно

По следующим разделам:

  • маркетинг
  • продажи
  • финансы
  • найм персонала
  • качество продукта
  • управление проектами
  • KPI сотрудников

После того, как вы выписали эти пункты, сделайте дашборд и собирайте в него аналитику. Так вы будете видеть эффективность работы каждого отдела компании. И на основе этого сможете принимать правильные решения.

2. Переведите сотрудников на работу от результата

Основная часть дохода сотрудника должна быть завязана на результат. На удалённой работе особенно важно контролировать результат, а не работу с 9 до 18. Платите не за время, а за достижения.

Пересмотрите офферы с сотрудниками. Для этого задайте себе вопросы по каждому члену команды:

Какой результат от его работы я хочу получить?

В случае этого сотрудника: каким для него будет отличный результат? Каким будет нормальный результат? Каким будет плохой результат?

3. Проводите регулярные SCRUM-встречи по каждому проекту

Задавайте вопросы:

  • Что было сделано за тот период?
  • Где мы застряли?
  • В чем наше препятствие?

4. Планируйте бюджет

Каждый месяц строго планируйте продажи, доходы и расходы с разбивкой по каждой статье. Принимайте бюджет компании, согласовывая его со всеми топ-руководителями. Подвязывайте все KPI сотрудников к выполнению бюджета.

Как проводить эффективные планерки и совещания

1. Проводите планерки в Зуме или Скайпе, обязательно с включенным видео

Так вы будете видеть всех сотрудников: как они выглядят, какое настроение, кто как себя чувствует, насколько вовлечен в планерку.

2. Любую планерку начинайте с определений конечного результата

Неважно, это встреча по проекту, разговор с сотрудником или планерка топов: обязательно сначала проясните, какой результат хотите получить.

3. Введите правило: приходить на встречу не с вопросами, а с готовыми решениями

На планерке вы должны уже обсуждать эти решения. Так каждая встреча будет давать максимум результата.

4. Раз в месяц проводите встречи по коучинг-формуле

Разошлите команде список вопросов, пусть они ответят:

  1. Какие результаты я получил за этот месяц, какие мои победы?
  2. Что у меня сработало? Что я делал хорошо?
  3. Что у меня получалось не очень хорошо?
  4. Где есть зоны роста, и на чем я буду держать фокус в следующем месяце, чтобы улучшить свои результаты?

Сотрудник отвечает, скидывает ответы руководителю. И руководитель назначает время, раз в месяц проводит встречу (примерно 30 минут) с сотрудником.

5. Внедрите менторскую систему для сотрудников

Еще один отличный инструмент, чтобы держать связь с командой: внедрите менторскую систему. Есть специальный чек-лист от GoldCoach, скачайте его по ссылке. Регулярно, раз в квартал или в полгода, проводите менторские встречи со своими сотрудниками.

6. Собирайтесь с командой вживую

Если команда работает удалённо, иногда собирайте её вместе на неформальные встречи. Например, сходите на пикник. Поиграйте в игры, укрепляющие командный дух.

А если нет возможности собрать людей «в реале», сделайте удалённый пикник. Пусть каждый сотрудник приготовит какое-то вкусное, свое любимое блюдо. И подключится к вашей Зум- или Скайп-конференции. Пусть люди рассказывают свои истории, говорите не о работе.

P.S. от Ивана Зимбицкого.

Я всегда впадал в ступор, когда читал про людей как Ричард Брэнсон. «Как он всё успевает?!» — недоумевал я.

В поисках ответа, я жадно «поглощал» разные курсы и книги по продуктивности, пытаясь «взломать» код больших результатов.

И вот, какой шокирующий ПАРАДОКС я открыл…

Люди, зарабатывающие 1 млн. долларов в год и живущие полноценной жизнью, часто работают меньше, чем те, кто зарабатывают 100 тыс!

Опираясь на свои исследования, я вывел 15 ключевых принципов высокой продуктивности, которые работают всегда.

Именно эти принципы помогли мне и тысячам наших клиентов перейти из состояния «загнанной лошади» в состояние «получаю великолепные результаты легко и с радостью, избегая перегруза и стресса».

Уверен, они помогут и вам. Забирайте их БЕСПЛАТНО ⇒ Забрать сейчас

4 стиля продуктивности: как успевать больше и получать удовольствие в процессе, используя свои сильные стороны
7 отличий продуктивных людей от «занятых». Как стать эффективнее, работая меньше

Понравилась статья? поделить с друзьями. Пусть они скажут тебе «Спасибо!»

avatar

Владимир Смирнов

Об Авторе:

Эксперт по систематизации бизнеса и личной эффективности предпринимателя через внедрение KPI и «Электронного Мозга».

За 5 с лишним лет управленческого опыта успешно реализовал около сотни проектов в проектно-строительной сфере (проектирование промышленных объектов, строительство, оформление градостроительной документации, технический надзор за строительством) с бюджетами от 1 до нескольких сотен миллионов рублей.

Благодаря системному подходу к закупкам, финансовому планированию, мотивации сотрудников проекты и компании, с которыми работает Владимир всегда прибыльные.