[Организованный я] Gtd+Evernote: Система блокнотов, меток и тэгов для сверхпродуктивности

Поделиться:

Вы предприниматель, РОП в своем бизнесе, финансовый директор, маркетолог, закупщик… Также вы отец/мама, муж/жена, дочь/сын, друг/подруга. Все это роли, которые мы играем каждый день.

Представьте 5 хрустальных шаров. Первый — здоровье /спорт, второй — семья/отношения, третий — бизнес/работа, четвертый — отдых и досуг, пятый — саморазвитие/обучение. Чтобы жить полноценной жизнью — нужно уметь жонглировать этими 5 шарами. 1 в руке и 4 одновременно в воздухе.

Существует огромное количество task-менеджеров, сервисов, методик по продуктивности.

Однако я для себя и для своих клиентов выбрал ту, которая позволяет научиться жонглировать всеми шарами и жить полноценной кайфовой жизнью — это GTD + Evernote. В предыдущем посте Елена Крысан рассказала о Дэвиде Аллене и основных принципах продуктивности без стресса.

Сегодня я пошагово расскажу, для чего программа Evernote в связке с GTD и о том, как пользоваться Evernote эффективно. (Если вы хотите использовать потенциал Gtd+Evernote на полную, чтобы стать 10х продуктивнее и более расслабленным — рекомендую узнать подробности про «Электронный Мозг»)

3 этапа работы с Gtd+Evernote

Этап 1. Настройка Evernote по системе GTD под себя

Установите приложение Evernote на ноутбук, компьютер, смартфон, планшет. Это легко сделать по этой ссылке: кликнуть тут

Создайте 2 блокнота: «Входящие» и «Обработанные».

Создайте метки в приложении на ноутбуке или компьютере. Согласно системе GTD Дэвида Аллена сначала вы создаете 4 главных тэга, под которыми будут размещаться все остальные.

Вот эти тэги.

evernote для чего нужен

Уровень 0. Задачи/Следующие действия

Задача — это одно или несколько действий. На этом уровне задачи расписываются по контексту.

Например заметка «купить батарейки» — будет размещаться под тэгом «купить»; заметка «убраться в шкафу» — пойдет в тэг «дом»; заметка «проверить статью на ошибки» — под тэг «компьютер».

Логика тут простая. Когда вы находитесь в офисе — открываете тэг «офис» и выполняете задачи, которые стоят под этим тэгом. Или вы в магазине. Отлично — открываете тэг «купить».

Нет смысла смотреть тэг «дом», когда вы в 6-месячной командировке.

Уровень 10.000 — Проекты

как пользоваться evernote

Как определить проекты?

Проект — это то, что:

  • имеет начало и конец
  • требует ресурсов
  • ведет к конкретному результату

проект

Внимание: в среднем у каждого здесь от 30 до 150 (!) проектов. Проблема, что большинство из них сидит в вашей голове «незавершенным циклом».

Эти «незавершенные циклы» нужно вытащить из головы, определить как проект и распределить в системе Gtd+Evernote на один из 4-х уровней:

  • текущие
  • ожидаемые
  • возможные
  • завершенные

Уровень 20.000 Зоны Ответственности

как пользоваться evernote

Помните, в начале этой статьи я говорил про 5 хрустальных шаров? Это и есть ваши зоны ответственности. По другому их можно назвать «процессы» — это то, что циклично, что никогда не заканчивается.

Зоны ответственности бывают личные и профессиональные. В «личных» находится всё, что касается личности — дети, семья, друзья, спорт, отдых, саморазвитие, финансы/доходы.

Например, под тэгом «Саморазвитие/обучение» вы можете хранить презентации с пройденных тренингов. Прошли «Электронный мозг» — и сохранили презентации в заметках под тэгом «Саморазвитие». Когда что-то забудете — всегда можно просмотреть заметки по этому тэгу.

Далее, бизнес. Здесь хранится информация о рабочих процессах — таблицы, отчетности, заметки, чек-листы и т.п. Это ваша рабочая библиотека.

Тэг «Работа» подойдет для наемных сотрудников. Под этим тэгом вы сможете сохранять информацию для профессионального роста.

Уровень 30.000 Цели ближайшие

как пользоваться evernote

Определите цели по своим зонам ответственности.

Вот пост Ивана Зимбицкого, где он детально рассказывает о том как ставить цели.

Если коротко, то «начать регулярно бегать» — это не цель. Правильно цель будет звучать так «27 сентября пробежать полумарафон за 59 минут».

Сделайте декомпозицию своей цели, поставив промежуточные цели квартала, месяца, и сделайте соответствующие подтэги.

Уровень 40.000 — Стратегия / Видение

evernote обзор

Например, у вас есть цель — зарабатывать по $10 тыс./мес.

Однако понимаете ли вы — зачем? Допустим, для покупки новой квартиры. А зачем вам квартира? И какой она будет? Когда у вас есть четкое виденье, то у ваших целей появляется больше шансов воплотиться.

Если нет видения, то нужно его создать. Написать заметку «видение себя через 5 лет»: своего образа жизни, обычного дня, путешествий. Настолько подробно, насколько вам это доступно.

Вот пост от Андрея Выдрика, где он подробно описал как создать виденье: читать.

Уровень 50.000 Предназначение/миссия

Зачем вы на этой планете? Какая ваша миссия? Какие ценности? Все это должно быть в заметках под этим тэгом.

evernote обзор

Представьте лифт. Вы едете по этажам. Задача — проект — зоны ответственности — цель — видение — предназначение.

Пока на нижних уровнях (Задачи, Проекты, Зоны ответственности) будет бардак — ничего не получится.

Я вспоминаю ключевые моменты своей жизни. Они возникали тогда, когда я расчищал всё на начальных уровнях. Освобождал место для энергии, креатива, новых идей.

Этап 2. Держите голову пустой — собирай всю информацию в 1 блокнот «Входящие»

Вот для чего программа Evernote идеальна — это для сбора и хранения информации. В этой программе очень удобно сохранять любую информацию. Установите Evernote на телефон и компьютер и создавайте:

  • Текстовые заметки. Например, вы разговариваете с другом, и он советует посмотреть крутой фильм. Вы создаете быструю заметку: «Посмотреть фильм «Волк с Уолт Стрит»».
  • Аудиозаметки. Например, вы проводите стратегическую встречу по Чек-листу Рокфеллера и хотите, чтобы все сохранилось. В телефонной версии Evernote есть возможность создать аудиозаметку. Нажимаете соответствующую кнопку в приложении и запись сохранится в заметке в блокноте «Входящие».
  • Фотозаметки. Очень крутая штука. Избавление от бумажного хлама. Кто-то дал вам визитку, а в кошелек они уже не лезут? Просто сфотографируйте визитку через Evernote, и она сохранится.
  • Напоминание. Например вы хотите, чтобы Evernote в 20.00 напомнил, чтобы вы купили батарейки для пульта. Отлично! Создайте быстрое напоминание и в назначенное время оно сработает.

как пользоваться evernote

  • Страница/статья/снимок экрана с помощью приложения Evernote Clipper. Установить его в любой браузер можно по этой ссылке. После этого у вас в браузере появится значок Evernote и нажав на него вы сможете сохранить содержимое любой страницы в Интернете.

как пользоваться evernote

Этап 3. Делайте чистку твоего блокнота «Входящие» под ноль 1 или 2 раза в неделю

За неделю в вашем блокноте «Входящие» скопится некоторое количество заметок, и их надо будет распределить в системе Gtd+Evernote.

Процесс чистки — это мозговой процесс. Поэтому подготовьтесь — найдите тихое место, поставьте телефон в режим самолета, заведите таймер, налейте себе воды или чая и приступайте. Перед вами открыто приложение Evernote на ноутбуке или компьютере (это важно!) с блокнотом «Inbox».

Процесс выглядит так.

Шаг 1. Откройте первую заметку и задайте себе вопрос — что это?

Это может быть:

  • Текущая задача (если задачу можно выполнить менее чем за 2 минуты — например «скинуть чек-лист менеджеру» — вы выполняете ее и удаляете заметку. Если нет — распределяете по тэгам)
  • Проектная задача. Все задачи, которые относятся к какому -либо проекту на уровне 10.000
  • Проект
  • Цель
  • Мечта (хотелка)
  • Справочная информация (статьи, визитки)
  • Чек-лист

Шаг 2. В зависимости от ответа из шага 1 — присвойте заметке соответствующий тэг и и переместите заметку в блокнот «Обработанные»

Примеры заметок.

  • «Я хочу написать книгу.» Это мечта/хотелка. Присваиваете ей метку и перемещаете в нужную папку.
  • «Увеличить ежемесячный чистый доход до $10 тыс». Это цель. Годовая. Создаете соответствующий тэг на уровне целей, а заметку удаляете.
  • «Посмотреть фильм «Достучаться до небес». Это задача. На нулевом уровне есть тэг «Прочесть/посмотреть».
  • «Построить баню» – это проект. Есть сроки, бюджет, определён исполнитель. Планируемый проект на следующий год. В соответствующей папке создаёте тэг, а саму заметку удаляете.
  • «Создать рекламную кампанию в Инстаграм» – это хотелка. Сначала нужно сделать аудит бизнеса. Когда вы понимаете, что клиент именно там и ставите конкретную цель, хотелка превращается в проект. Тогда вы можете присвоить такой заметке соответствующий тэг – текущий, ожидаемый или возможный проект.
  • Друг поделился с вам чек-листом. Отправляем его в «Задачи» — «Чек-листы» — «Бизнес-чек-листы».
  • «Купить набор инструментов» – это обычная задача. Если это не проектная задача, то ставите тэг на нулевом уровне. Или можно отнести её к «Купить». Когда будете в магазине, открываете тэг «Купить» и покупаете.
  • «Спросить у Виталия Петровича про поставку оборудования». Перемещаем эту заметку в «Текущие задачи» — «Вопросы».
  • «Позвонить Жене, спросить номер автосервиса». Это задача. Ей присваиваете тэг «Телефон».
  • «Разобрать вещи в шкафу». Это — «Задача» — «Дома».

Распределяйте заметки по системе GTD, чтобы разгрузить мозг и стать более продуктивным. А подробнее о том, как вести проекты, используя Gtd+Evernote я рассказал в этом посте.

То, что я раскрыл для вас сейчас — это малая часть системы «Электронный Мозг». Раскрыть ее полностью в одном посте — это практически нереально.

Для этого мы проводим 3-недельную воркшоп-игру, где за 4 модуля раскрываем все принципы, детали и аспекты, как выгрузить весь мозгохлам в Evernote, расслабиться и… успевать за 3 сделать столько же, сколько сейчас успеваете за неделю, при этом избавиться от стресса и перегруза.

А в этом сезоне «Электронного Мозга» мы добавили в игру еще больше мотивации — призовой фонд в $500 и MacBook. Вы еще можете присоединиться: Кликнуть тут, чтобы стать участником «Электронного Мозга»

[Видео] Как не тратить время на текучку и успевать больше. Дружелюбие - козырь предпринимателя
Искусство продуктивности без стресса по Дэвиду Аллену

Понравилась статья? поделить с друзьями. Пусть они скажут тебе «Спасибо!»

avatar

Владимир Смирнов

Об Авторе:

Эксперт по систематизации бизнеса и личной эффективности предпринимателя через внедрение KPI и «Электронного Мозга».

За 5 с лишним лет управленческого опыта успешно реализовал около сотни проектов в проектно-строительной сфере (проектирование промышленных объектов, строительство, оформление градостроительной документации, технический надзор за строительством) с бюджетами от 1 до нескольких сотен миллионов рублей.

Благодаря системному подходу к закупкам, финансовому планированию, мотивации сотрудников проекты и компании, с которыми работает Владимир всегда прибыльные.