[Организованный я] Как вести проекты и доводить их до конца, используя Evernote+GTD

Поделиться:

Сегодня второй пост серии [Организованный я] о продуктивности через систему GTD+Evernote. В первом посте мы поговорили про технические детали настройки системы. Сегодня сфокусируемся на ведении проектов через эту систему и «Электронный Мозг».

4 года назад, еще до знакомства с GoldCoach, у меня была практика управления проектами по строительству и техническому надзору над строительством промышленных объектов.

Моей целью было сдать десяток проектов в срок в рамках бюджета и должного качества, балансируя между запросами заказчиков, исполнителей и инвесторов.

Я постоянно сталкивался с лавиной информации. Счета, письма, тех. задания, деньги, поездки, таблицы — все сваливалось в мою голову как в какой-то сосуд и перемешивалось там.

Я не понимал, как вести проект и доводить его до конца в таких условиях.

Я думал, что могу управлять десятком больших сложных проектов в голове. Я чувствовал себя крутым мужиком и считал, что системы, процессы — это для слабаков. Однако в реальности сроки горели, бюджет съедался, результаты оттягивались. Я часто принимал ошибочные решения в практике управления проектами, и это сказывалось на результатах.

Я спрашивал себя: как же успешные менеджеры управляют огромными корпорациями, и при этом они спокойны и расслаблены?

Я перепробовал очень много инструментов проектного управления, систем и методологий: PMI, PMBOK, MS Project, разные task-менеджеры, Excel и т.д. Однако это не помогало.

Поиски привели меня к такому инструменту проектного управления как система «Электронный Мозг» от GoldCoach.

Я купил эту систему и начал использовать методологию GTD+Evernote.

Оказалось, что GTD+Evernote — это отличное решение для управления проектами, тем более программа бесплатная. Система позволяет перестать держать все в голове, колоссально разгружает и помогает легко контролировать прогресс по проектам.

Позже стал участником коучинговой системы GPS, а после — коучем.

И в работе со своим клиентами — предпринимателями с 2+ бизнесами, где количество проектов зашкаливает, я выработал пошаговую инструкцию внедрения системы управления проектами, используя GTD+Evernote.

Подробно я раскрываю ее в «Электронном Мозге», а в этом посте хочу поделиться основами, как вести проект через GTD+Evernote. (Кстати, в предыдущем посте я рассказал про технические аспекты настройки Evernote, если вы его еще не читали — тогда переходите по этой ссылке).

6 шагов к внедрению системы управления проектами через GTD+Evernote

Шаг 1. Разделите проекты и процессы

Проект  —  это комплексная задача с дедлайном, запуском и готовым продуктом на выходе.

Процессы — это регулярные повторяемые задачи. Когда вы работаете над процессом, вы делаете все, чтобы держать ритм, не роняя качества. Главный признак процесса  —  повторяемость.

evernote как использовать

Например:

Пробежка — это процесс (регулярно). Марафон — это проект (есть запуск и дедлайн).

Уборка в доме — это процесс (каждые выходные). Уборка после ремонта — это проект (один раз и отделался).

У копирайтера могут быть процессы — писать рассылки (каждую среду). А могут быть проекты — написать тексты для каталога (есть дедлайн и готовый продукт).

Шаг 2. Опишите повторяющиеся процессы в своем бизнесе

Вот пример таблицы с повторяющимися процессами.

БИЗНЕС
1) роль собственника (учредитель)
— участие в созвонах с директоратом (партнеры по франшизе)
— стратегическая встреча (неделя)
— участие в мероприятих выставках по повышению квалификации
2) роль директора
— подпись документов (договора+)
— еженедельные планерки по KPI
— запуск и развитие новых направлений
— обзор метрик, закрытие вакансий (раз в 2 недели)
— обзор закрывающих документов
— совещания с бухгалтером (ежемесячно)
— взаимодействие с головным офисом (еженедельно)
— ввод в должность бэк-офиса (всех новых сотрудников, кроме консультантов)
— обучение сотрудников (продуктивность, мышление, фин. грамотность)
— встречи с юристом
3) роль рекрутера по ключевым позициям
— проведение финальных собеседований
4) роль руководителя отдела маркетинга
— обзор метрик по маркетингу — неделя
— распределение бюджета на рекламу
— заказ рекламы
— размещение объявлений
5) роль руководителя отдела продаж
— выставление плана
— обзор метрик по отделу продаж (выполнение плана и набор базы) — неделя
— подготовка документов к оплате по сделкам
— обзор результатов сделок в разрезе цен и источника прихода (ежедневно)
— проведение еженедльный планерок по KPI отдела продаж
— ежедневные летучки
6) роль финансового директора
— контроль доходов и расходов (еженедельно)
— контроль налоговой нагрузки раз в квартал
— оплаты счетов
— планирование расходов по фондам

Из моей практики управления проектами очень мощно работает заполнить такую же таблицу по своим бизнес-процессам: Примеры повторяющихся процессов

Для каждого процесса нужно:

  • составить чек-лист как его выполнять
  • выявить, кто ответственный (в идеале нужно всю текучку делегировать)
  • определить показатель, по которому будет понятно, что процесс выполняется правильно (KPI)
  • определить, как часто процесс выполняется
  • запланировать в Google Calendar (еще один мощный инструмент проектного управления) регулярные встречи по процессу (для делегированных) или время на ведение этого процесса (для того, что вы делаете сами)

Выделите для каждого процесса время в Google Calendar и отметьте как повторяющееся мероприятие (выберите в календаре нужный вариант из выпадающего списка или создайте свой, нажав в списке на «Другое…»).

как пользоваться evernote

По мере использования совершенствуйте и улучшайте свой календарь. Он должен быть реалистичным.

Например, если вы замечаете, что какой-то процесс стабильно занимает больше времени, чем вы запланировали, либо найдите способ сократить время, либо выделяйте ему столько времени, сколько нужно.

Шаг 3. Определите список проектов на уровне 10.000 по системе GTD и распределите их по приоритетам

Есть 3 вопроса, которые надо задать до того, как вести проект, чтобы определить, стоит ли он вашего времени.

1) Сколько денег он принесет?

Все проекты в компании должны помогать зарабатывать прибыль, а не уменьшать ее. Запомните: ни один проект никогда не работает в ноль. Он либо приносит деньги. Либо забирает деньги.

Я вас уверяю, большинство проектов, над которыми вы работаете, принесут вам маленькие деньги. Поэтому с сегодняшнего дня, когда к вам заходит проект, задавайте себе вопрос: «Это большие деньги или нет?». Если деньги для вас слишком маленькие — не беритесь за него вообще или ставьте вниз списка приоритетов.

2) Как быстро этот проект начнет давать выхлоп?

Он может начать приносить прибыль через месяц, а может — через год. И перед тем, как стартовать работу, надо как минимум понимать, когда начнут окупаться инвестиции и где брать деньги до тех пор.

3) Как быстро проект окупится (срок окупаемости)

Например, вы решили реализовать проект «Внедрение CRM в отделе продаж». Проект большой, зачастую непростой и дорогой.

Допустим, по расчетам инвестировать в проект нужно $5000. Предположим, за год с помощью этого проекта компания заработает на $50 000 больше, чем без CRM.

Теперь рассчитаем срок окупаемости: $5000/50000 = 0,1 лет

Очевидно, что такой проект очень выгодно реализовать.

Шаг 4. Создайте план проектов и заведите таблицу управления проектами в Evernote.

Один из самых частых вопросов, который мне задают клиенты при внедрении системы управления проектами через «Электронный Мозг»: «Куда сохранять задачи, которые относятся к текущим проектам?»

Кто-то хранит их списком и сохраняет к тэгу с проектом. Опыт показывает, что эти задачи теряются — они вне зоны обзора.

Поэтому в практике управления проектами я и мои клиенты используют одну таблицу, которая всегда хранится в блокноте «Входящие». Все задачи попадают в бэк-лог соответствующего проекта.

evernote что это за программа

Один из главных принципов: 1 проект — 1 следующее действие. Это дает четкий фокус на самом важном. Сделав одно действие, выбираете из бэк-лога следующее и так пока не достигните результата.

Шаг 5. Определите бэк-логи по проектам

Бэк-лог — это план действий (список задач). Если вы работаете с командой, то в процессе планирования принимают участие все участники.

Составление бэк-лога в практике управления проектами делится на несколько этапов:
1) Составьте план действий и оцените задачи на предмет сложности и затрат, которые потребуются для его выполнения (можно использовать шкалу от 1 до 10).
2) Проясните как «факт от мнения» определить, выполнена задача или нет.
3) Расставьте задачи в бэк-логе по приоритетам. Для этого нужно выяснить, какие пункты списка в бэк-логе:

  • имеют самое большое значение для хода работ над проектом
  • важнее всего для заказчика или будущего потребителя
  • принесут максимальный доход
  • проще всего осуществить

4) Обсудите с командой, кто какую задачу берет в работу и проясните, что вы будете делать сами.

Шаг 6. Выделите время для работы по проектам в Google Calendar

Подробно о процессе планирования через Google Calendar наш коуч Виктория Гусарева рассказала в этом посте. А сейчас я расскажу о том, как работать над проектами эффективно.

нужен ли evernote

Допустим, сейчас вторник, 17.00. У вас по расписанию работа над проектом «Внедрение СRМ».

Вы выезжаете в тихое место, ставите телефон в режим «В самолете». Заходите в бэк-лог, выбираете задачу. Пишете на листочке ответ на вопрос: «Какой результат я хочу получить от этой задачи в ближайшие полчаса?».

После этого приступайте к работе по проекту на 30-40 минут без отвлечений (по методу «помидорка»).

P. S. от Ивана Зимбицкого: 70% успеха проекта – это его правильный и четкий план.

Поэтому, чтобы ваш проект был успешным со старта, вы гарантированно довели его до конца и получили 10Х дохода и ценности – скачайте мой проверенный чек-лист сейчас и составьте по нему планы для своих проектов всего за 44 минуты без стресса, страданий и сопротивления.

Кликнуть тут и скачать чек-лист бесплатно

план проекта за 44 минуты

[Видео] Как спасти бизнес в кризис? Продуктивность через лимиты
[Видео] Как не тратить время на текучку и успевать больше. Дружелюбие - козырь предпринимателя

Понравилась статья? поделить с друзьями. Пусть они скажут тебе «Спасибо!»

avatar

Владимир Смирнов

Об Авторе:

Эксперт по систематизации бизнеса и личной эффективности предпринимателя через внедрение KPI и «Электронного Мозга».

За 5 с лишним лет управленческого опыта успешно реализовал около сотни проектов в проектно-строительной сфере (проектирование промышленных объектов, строительство, оформление градостроительной документации, технический надзор за строительством) с бюджетами от 1 до нескольких сотен миллионов рублей.

Благодаря системному подходу к закупкам, финансовому планированию, мотивации сотрудников проекты и компании, с которыми работает Владимир всегда прибыльные.