Как контролировать ключевые показатели бизнеса через «дашборд» в Excel | GoldCoach

Как контролировать ключевые показатели бизнеса через «дашборд» в Excel

Поделиться:

Представьте, что вы едете за рулем машины, у которой нет панели приборов. Вы не будете знать, с какой скоростью едете, сколько топлива осталось в баке. Не увидите предупреждение, что нужно проверить двигатель.

Что это будет за поездка? Почти как ехать вслепую.

Как приборная панель показывает состояние авто, так интерактивная панель управления бизнесом – дашборд – дает понимание того, что происходит в компании, за один взгляд.

Зачем вашему бизнесу дашборд?

Дашборд – это отобранная и визуально оформленная информация о состоянии дел в компании. Большие объемы переводятся в страницу с краткими результатами.

Дашборды возникли в ответ на запрос руководителей компаний. Они хотели видеть ключевые показатели эффективности, тренды, зависимости и другие метрики в понятном наглядном виде. А еще – сравнивать показатели, иметь возможность оперативно на них влиять. Важно, чтобы дашборд автоматически обновлялся при добавлении и изменении данных.

Еще одно ключевое преимущество дашбордов – экономия времени и сил команды. Правильно составленный дашборд делает всю тяжелую работу по составлению отчетов в режиме реального времени, автоматически собирает их из разных источников.

Каждый в бизнесе может видеть, что происходит, на что нужно срочно обратить внимание и откорректировать. Дашборды критически важны, когда нужно принимать решения на планерках и встречах. Они позволяют замечать и решать проблемы раньше, чем они превратятся в большие проблемы.

Три вида дашбордов

Дашборды делят на три вида: стратегические, аналитические и операционные.

Стратегические дашборды дают обзор состояния и возможностей бизнеса. Обычно их готовят к установленным срокам – раз в месяц, раз в квартал. Руководители и ТОПы компаний используют стратегические дашборды, чтобы определять, в правильном ли направлении развивается компания и что нужно исправить.

Аналитические дашборды используют на еженедельных планерках. Они показывают состояние дел в бизнесе: достигаются ли поставленные цели, насколько эффективно работают разные отделы и сотрудники.

Операционные дашборды дают информацию, которая меняется в режиме реального времени и может потребовать немедленного внимания. Например, сколько продаж сделали менеджеры по новому скрипту – нужно ли его изменить .

Вы можете взять ситуацию в бизнесе под контроль, если будете систематически использовать три описанных вида дашбордов.

Кейс Wallmart

Пример того, как дашборды помогли опередить конкурентов, показала Walmart – американская компания, управляющая крупнейшей в мире сетью оптовой и розничной торговли.

В начале 1990-х ритейлеры-гиганты из США, такие как Sears и Kmart, рассчитывали объем ежедневных транзакций по магазинам. Региональный центр подсчитывал результаты для нескольких магазинов. После этого менеджер в главном офисе анализировал общее количество региональных узлов, чтобы определить, сколько коробок Pampers нужно заказать для следующей крупной покупки.

Этот процесс занимал недели.

Walmart разбил эту модель на части и сделал революцию в розничной торговле. Компания запустила свой геостационарный спутник и в реальном времени отслеживала перемещения товаров и поставок. Это позволило мгновенно отслеживать товарные запасы в любом магазине.

Получаемая онлайн бизнес-информация дала 10X преимущество Walmart. Компания смогла быстро принимать важные решения и побеждать конкурентов, опережая другие сети на 15% – огромная разница в розничной торговле.

Сегодня уже не нужно запускать собственный спутник. Благодаря интернету легко создать эффективную панель мониторинга в режиме реального времени.

OKR – эволюция KPI, и как вам их использовать

Раньше традиционно эффективность компании измерялась с помощью ключевых показателей эффективности (KPI). В дашборд включали статистику: трафик, продажи, количество лидов.

10X компании выходят за рамки этого и отслеживают также показатели реальной стоимости, такие как повторное использование ресурсов, процент удержания клиентов, процент монетизации и индекс потребительской лояльности NPS.

Эти показатели называют OKR – оценка ключевых результатов.

OKR изобрел генеральный директор Intel Энди Гроув. Этот показатель позволяет открыто отслеживать цели и результаты отдельных сотрудников, команд и компаний.

Гроув представил OKR как ответы на два простых вопроса:

  • Чего я хочу достичь? (Цели)
  • Как я узнаю, что достиг этого? (Ключевые результаты для обеспечения прогресса)

Дашборды с отслеживанием KPI и OKR становятся нормой для 10X успешных компаний. Например, для Google.

Что измерять в дашборде

Набор KPI зависит от вашей бизнес-ниши. Но есть стандартные наборы ключевых показателей для финансовой, логистической, производственной, HR и маркетинговой сфер. Главное — отслеживайте те данные, которые будете использовать для принятия решений.

Как сделать дашборд в Excel

На рынке есть множество платформ и сервисов для создания дашбордов. Но почти все они сложные и дорогие: купить лицензию, настроить, обучить менеджеров, платить за использование.

Мы предлагаем не усложнять и использовать программу Microsoft Excel – она входит в стандартный пакет Microsoft Office вместе с Word’ом. Интерфейс программы привычен для пользователей.

В Excel есть все, что нужно:

  • Подключение к внешним источникам
  • Формулы для расчетов
  • Сводные таблицы
  • Диаграммы

Начинать создавать дашборд нужно с эскиза и макета. Взять лист бумаги, ручку и нарисовать, что вы хотите увидеть в отчете, как данные будут размещаться. Уже после этого можно переходить к созданию дашборда в Excel.

Примеры дашбордов

FootyBall

В Дашборде компании в режиме реального времени можно отследить, как идут бизнес-процессы в разных школах по Киеву.

Графики разбиты по школам. Отдельно – менеджеры, их продажи. Если менеджер перевыполнил план больше чем на 6% – он получает бонус. Кто не выполняет план продаж – его графа заливается красным, кто выполняет – зеленым.

Динамика по менеджерам, общий отчет по продажам

Отчет Count – сколько людей купило по какой программе.

Для каждой школы дашборд – это рабочий инструмент управляющего.

Менеджер продал – внес данные, какой продукт он продал, сколько денег получил. Директор вносит данные в Excel – доходы и расходы, наличные и безналичные. Весь цикл. Данные экспортируются в таблицу.

У каждой школы есть свой реестр платежей – сюда вносятся расходные операции. Они согласовываются. Любой менеджер может внести операцию на утверждение. Когда происходит утверждение, появляется дата и время.

Школа не может потратить больше определенной суммы – заложен резерв.

В таблице есть отчет по менеджерам. Мы можем взять конкретного менеджера, посмотреть, кто его клиенты, что и когда он продал.

Есть отчет через продукт: например, кто продал среди школ «Арену профи».

Фиксируется, когда и какие касания были с клиентами. Сколько клиент принес денег.

Графики – что принесло больше всего денег. Отдельно менеджеры анализируют, что продается хорошо, а что плохо: какие товары и услуги.

Отчет Weak – какая школа и сколько продала на каждой неделе. Динамика по ним.

План-факт. Синяя линия – план по продажам, красная – как продают в реальности. Дашборд показывает, на сколько план выполнили на текущую секунду.

Линия тренда: по ней видно, компания идет вверх или вниз.

Какой средний чек по продажам. Средний чек по продуктам. Кто лучше закрывает по продукту.

Отдельный блок – Финансы. Менеджеры могут смотреть отчет по продажам, но они не должны видеть финансового состояния компании – это только для топов.

Еще графики – Cash-Flow и Динамика по прибыли.

В планах в FootyBall – добавить графу «канал привлечения»: откуда приходят люди. Это информация для принятия решения, в какой канал продвижения инвестировать.

GoldCoach

Дашборд в нашей компании – это документ в Excel, в котором собрана информация о текущих проектах, продуктах, графике продаж в компании.

Каждая отдельная глава – отчет о конкретном направлении бизнеса.

Статистика менеджеров

  • Количество менеджеров и стажеров
  • Количество дозвонов за неделю
  • Касса
  • Количество коучей

Статистика по видео GoldCoach и Ивана Зимбицкого

Мы фиксируем количество просмотров, лайков, комментариев и репостов. Считаем коэффициент распространения, реакции на видео, вовлечение в комментарии. Также мы отслеживаем динамику по этим цифрам.

Присутствие в интернете: Популярность компании, контент

В контентной части сайта мы отслеживаем количество просмотров, среднюю продолжительность просмотров, показатель отказов.

База подписчиков и клиентов

Размер базы фиксируется и обновляется каждую неделю.
В виде графиков мы следим за показателями: База вся/активные, база single/double, точки очистки после реактивации.

Социальные сети

Мы ведем учет паблика Ивана Зимбицкого в Фейсбуке, Паблика GoldCoach в Фейсбуке, личной страницы Ивана Зимбицкого в Фейсбуке, страниц Ивана и GoldCoach Вконтакте, Instagram-страниц Ивана и компании, каналов в Youtube и Телеграме, странице в Твиттере.

Процент людей в чатах
Сколько людей в чатах наших программ: Электронный мозг, Мультипликатор, Экстремальный старт, Действия 10X.

Количество участников в программах СБР, МПК и GPS Light
Данные и динамика обновляются каждую неделю.

Отчеты по нашим программам: Действия 10X, Термостат, Электронный мозг – Evernote, Экстремальный старт – План Б

P.S. Смотреть на цифры — это одно из действий «Чек-листа миллионера», которые твердо дают 10Х результаты каждый месяц, квартал и год.

За 7 лет я и моя команда проверили множество действий на 19 004 бизнесах, а затем вывели только 12 самых мощных ежедневных действий.

Это настоящее ракетное топливо для любого уровня бизнеса в любой нише.

Именно эти 12 действий я собрал в своем чек-листе.

Скачайте его сейчас бесплатно и начните выполнять эти простые действия каждый день в течение 60 минут, чтобы сделать прорыв в бизнесе в следующие 45-67 дней: Забрать чек-лист бесплатно тут

Как выбирать и реализовывать прибыльные идеи: 6-ти шаговый процесс от DigitalMarketer
[Видео] Взлом менеджмента: как меньше работать и больше зарабатывать?

Понравилась статья? поделить с друзьями. Пусть они скажут тебе «Спасибо!»

avatar

Иван Зимбицкий

Об Авторе:

Бизнес консультант №1 по систематизации и развитию бизнеса

⭐Основатель консалтинговой компании #GoldCoach

⚽Владелец сети футбольных клубов для дошкольников http://footyball.ua/

IRONMAN (триатлет)