2-3 ноября в Киеве GoldCoach проводит Саммит10X-2019. Это бизнес-конференция, на которой участники получат 12+ наиболее эффективных на сегодня технологий и стратегий развития бизнеса. Которые помогут предсказуемо выйти на следующий уровень в 2020 году.

Сейчас мы подбираем партнеров саммита. Главный критерий отбора – ценность, которую они могут дать нашим клиентам.

Одним из партнеров стала компания Finmap. Ее продукт Finmap.online – онлайн-инструмент для эффективного ведения финансов бизнеса. Сервис делает ведение финансов максимально простым и удобным.

Мы знаем, что у многих предпринимателей возникают вопросы и трудности с учетом финансов. Поэтому попросили экспертов Finmap рассказать о 3 главных правилах управленческого учета.

«Многие предприниматели не находят времени следить за финансовыми отчетами. В их компаниях отчетность ведут от случая к случаю, показатели не считают, а затраты не классифицируют.

Но такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами – кассовым разрывом или дефицитом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.

Эти проблемы могут убить бизнес. А спасут его эффективные финансовые отчеты.
В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты – чтобы сдавать в налоговую. А финансовый учет помогает видеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения.

Зачем нужны отчеты:

1. Чтобы избежать критических ошибок. Без отчетности предприниматель слабо осознает свои действия – кажется, что можно безболезненно вынуть из бизнеса деньги или взять очередной транш кредита. Но и то, и другое может оказаться губительным и уничтожить компанию.

2. Чтобы принимать правильные решения. Без отчетов владелец бизнеса действует вслепую – он идет в неизвестность и полагается только на свое чутье, а не на факты и реальное состояние дел.

3. Чтобы видеть свой бизнес. Отчетность помогает свести все направления и отделы компании к одному знаменателю и увидеть бизнес целиком.

3 шага, как контролировать финансы бизнеса

Шаг 1. Отслеживайте ваши деньги

Финансы компании – как кровь в организме. Она должна быть в нужных местах и в нужном количестве. Если долго стоять на голове – кровь не будет приливать и вы не сможете ходить.

Такая же ситуация – с деньгами в вашем бизнесе. Не давайте им «застаиваться». Деньги должны работать и приносить новые деньги.

Чтобы реально управлять финансами, нужно контролировать, где сейчас находятся ваши деньги, не «застоялись» ли они. Отличный инструмент для этого – проводить «балансовый отчет». Это срез «мест хранения» ваших денег.

Делайте его регулярно, минимум раз в неделю. Так вы будете понимать, что происходит с вашим бизнесом.

Для планирования живых денег нужно использовать платежный календарь. Вы можете вести таблицу в Microsoft Excel, в которой указываете, сколько сейчас живых денег в компании.

В отчете фиксируйте, когда и какие суммы должны прийти и уйти. В таблице напротив каждой плановой операции выводите остаток. Так вы увидите, когда планируется кассовый разрыв (ситуация, когда вы планируете потратить больше денег, чем есть на счету).

Чтобы не мучиться с 1С или Excel, используйте готовые инструменты. В Finmap.online платежный календарь формируется автоматически. Например, при создании плановых транзакций.

Есть 5 основных «дыр застоя», в которых вы теряете деньги:

Наличные

Это физические деньги на счету в банке или в бумагах в кассе/в сейфе, которые просто лежат, а не работают.

Дебиторская задолженность (дебиторка)

Когда деньги, которые вы уже заработали, еще находятся у клиента. Вы уже сделали и сдали работу, но заказчик пока не рассчитался.

Кредиторская задолженность (кредиторка)

Это ваши долги. То, что вы должны со временем отдать.

Склад

Товары или материалы на складе. Это не самый ликвидный способ хранения денег, но иногда приходится замораживать деньги на складе для уменьшения себестоимости или ускорения производства.

Основные средства

Аренда помещения и его ремонт, оборудование, компьютеры, вывеска над входом, сайт и другие IT-системы… Это основные средства, деньги часто замораживаются тут. Плюс амортизация, которая съедает стоимость активов.

Шаг 2. Регулярно делайте отчеты и анализируйте их

Есть 5 правил составления эффективных отчетов. Они должны быть:

Оперативные

Отчеты нужны как можно быстрее. Чтобы вы, как владелец бизнеса, могли быстро проанализировать ситуацию в компании. Плановые отчеты лучше готовить в начале каждых недели и месяца.

Полные

В отчетах должна быть вся реальная информация о делах в компании. Минимум три части:

• о движении денег – CashFlow

Он помогает планировать финансовые потоки и избегать кассовых разрывов

• о доходах и расходах – P&L

Помогает соотнести обязательства и понять, как бизнес зарабатывает деньги

• балансовый отчет

Это срез бизнеса на определенную дату. Он помогает соотнести ликвидность активов и срочность пассивов.

Глубокие

В отчетах должна быть нужная для анализа информация. Например, не просто 2 категории доходов – «товары» и «услуги». Нужно максимально подробно разбить их на категории и подкатегории, добавить дополнительные теги (можно отобразить информацию типа «скидка» или название канала продаж). Так вы сможете проанализировать отчет в разных срезах.

Понятные

Просматривая отчет, вы должны за 5 минут понять состояние дел в компании. Чем более очевидными кажутся выводы при взгляде на отчет, тем лучше он составлен.

Регулярные

Выберите регулярность, с которой менеджеры будут составлять отчеты. Например, 1 раз в неделю, 1 раз в месяц. Отчеты должны быть регулярными – без сбоев. Также регулярно их анализируйте, назначьте для этого отдельный день недели. Например, вторник.

После анализа отчетов вы поймете, чего в них не хватает,
какая дополнительная информация нужна. Например, нужно добавить:

• новые категории
• теги к каждой транзакции
• новые вводные процесса управления финансами

В Finmap есть глубокая аналитика данных: помимо «категория» и «контрагент», которые есть в стандартных полях учета, в Finmap есть также «проекты» и «теги».

Проекты – это возможность быстро и просто сегментировать данные на собственно проекты или отдельные направления деятельности. А «теги» – возможность делать срезы разнообразными.

Например, каждой операции можно добавить 3 тега: тип клиента, тип продукта, канал привлечения. Таким образом можно смотреть аналитические срезы в финансовых потоках и прибыли под самым детальным микроскопом.

Шаг 3. Улучшайте дисциплину в компании

Информацию в отчеты нужно вносить сразу, а не ждать до последнего дня. Не допускайте, чтобы менеджеры делали отчеты прямо перед дедлайном. Так в компании будет накапливаться много невнесенной информации.

Вносить данные в отчет раз в неделю – значит потерять часть данных.

При составлении и анализе отчетов критически важна дисциплина. Нерегулярный анализ не принесет пользы.

Дисциплина важна и в форме ведения учета. Например, если вы платите зарплату в разные дни месяца, нужно сначала записывать начисление зарплаты, а потом записывать выдачу зарплаты. Это нужно, чтобы контролировать долги компании перед сотрудниками.

Часто менеджерам компании сложно начать вести учет правильно. Для этого нужно определить дату перехода на новую систему и с этого дня переходить на составление эффективных отчетов.

Считайте финансы правильно, Команда Finmap.online»

P.S. На чем ваш ФОКУС сегодня?

На победах или на поражениях? На достижениях или на провалах? На возможностях или на том, что вы упустили?

Мы хотим, чтобы вы фокусировались на возможностях, на результатах, а не на неудачах. Потому что вы получаете только то, на чем сфокусированы.

И хорошая новость в том, что фокус можно сместить практически МГНОВЕННО, задав себе правильные вопросы.

Какие? Ответ – в нашем новом чек-листе

И мы ВПЕРВЫЕ открываем к нему доступ, но ненадолго.

Скачайте его бесплатно сейчас → там ЦЕЛЫХ 124 мощных вопроса для вас и вашей команды