Я понял, что не взял с собой ноутбук уже в очереди на посадку в самолет.

Мы улетали на неделю в Таиланд. Собирались в спешке, и я оставил Mac на зарядке. Возвращаться было поздно. Не лететь – потерять $3 000 за билеты на самолет.

Первая мысль: «Это катастрофа. Как же бизнес? Как же проекты?». Только в самолете я взял себя в руки.

Решил, что это станет проверкой моего бизнеса и менеджеров: смогут ли они без меня двигать проекты к завершению или застынут в ожидании, пока я появлюсь.

Написал смc на officeall: «Я забыл взять ноутбук в Таиланд. 7 дней буду вне зоны доступа. Не ждите моего утверждения по проектам, действуйте под свою ответственность».

Через 7 дней, когда я вернулся, я увидел все «узкие места» моего бизнеса и «зоны роста».

Но самое удивительное произошло со мной.

За 7 дней без текучки у меня родились идея создания системы личного коучинга GoldCoach Profit System, программы «Электронный Мозг» и еще нескольких других продуктов.

Согласно отчетам, эти продукты чистыми приносили мне больше $1 203 в день.

Вот мой чек-лист «Как подготовиться к отпуску».

Как подготовиться к отпуску

ШАГ 1. Выберите задачи, которые нужно закрыть до отпуска

За 2 недели до отпуска пересмотрите все проекты в работе и примите решение: какие из них нужно обязательно закончить, какие – нужно будет делегировать, а какие – отложить.

По тем проектам, которые необходимо закончить составьте план завершения, проведите необходимые встречи, запланируйте действия, которые приведут к результату.

При этом не пытайтесь закончить все. Ориентируйтесь на то, что важно и срочно.

ШАГ 2. Запланируйте в календаре «буферные» дни

Не улетайте на следующий день после рабочего дня. И не идите в офис сразу после возвращения. «Буферные» дни дадут расслабиться и хорошо отдохнуть.

В день перед отпуском разберите почту, ответьте на звонки. В первый день после возвращения не назначайте важных встреч и проектов. Посмотрите отчеты работы компании, разберите почту, ответьте на самые важные письма.

ШАГ 3. Внедрите Task-менеджеры в работу с командой

В GoldCoach мы используем «Мегаплан», и каждый сотрудник (в том числе я) использует систему «Электронный Мозг», чтобы знать каждое следующее действие и без перегруза успевать больше.

Я слышал также о Task-менеджерах Trello, Worksection, а вообще их на рынке десятки.

Эти программы помогают сделать бизнес прозрачным для вас и других сотрудников. Вы сможете видеть прогресс, кто что делает и что завершено, а что просрочено.

С таким инструментом я за 10 минут могу понять, как мы двигаемся по проектам и где нужна моя обратная связь и т.д. Это помогает спокойнее уходить в отпуск и быстро входить работу после отпуска.

ШАГ 4. Делегируйте, установив KPI

Составьте список всех текущих процессов, которые вы контролируете, и КPI по ним.

KPI — это четкий набор показателей, которые вам должен давать наемный работник, аутсорсер или подрядчик.

Если у вас нет KPI для сотрудников — начните разрабатывать их прямо сейчас. Тогда перед отпуском сможете передать список процессов, чек-листы по ним и KPI тем, кто будет контролировать процесс вместо вас.

Больше о формировании эффективной команды в бизнесе читайте в нашем посте.

По возвращении из отпуска, посмотрев на КPI, вы сразу поймете: справился сотрудник или нет.

ШАГ 5. Завершите или приостановите проекты, которые не будут работать без вас

Если есть важный проект, который вы не можете ни остановить, ни делегировать, приостановите его.

Обязательно предупредите об этом всех участников проекта (особенно тех, кто вне компании: подрядчиков, клиентов).

Обратите внимание: проектов, которые вы не можете делегировать, не может быть больше 2-3. Если их больше – это значит, что вы ведете бизнес по модели «все делаю сам».

Это очень опасно и может вызывать колоссальный стресс и перегруз. Если вы уже испытываете их сейчас — вам может помочь эта система продуктивности.

ШАГ 6. Проведите SCRUM-встречи с командой по проектам, которые делегируете

Определите по каждому проекту «Что сделано?» и «Что надо сделать?». По тому, что надо сделать, назначьте ответственных. Определите, что будет подтверждением выполнения, и возьмите расписки.

Важно — результаты встреч нужно обязательно записывать. Записывайте разговоры в скайпе, фотографируйте доску или флипчарт после встреч, сохраняйте переписку в почте и в мессенджерах. Особенно это важно при работе с аутсорсерами вне офиса.

Это помогает потом разобраться, кто что говорил и обещал.

На встречах убедитесь, что у сотрудников есть все нужные данные. Могут ли они без вас выполнять рутинные задачи, проводить встречи? У команды есть контакты для звонков и электронных писем?

ШАГ 7. Запланируйте SCRUM-встречи на второй рабочий день

На этих встречах участники проектов должны отчитаться за выполненные работы, предоставить факты и цифры. Или заплатить «цену слова» по расписке. Третьего не может быть, не принимайте никаких «отмазок».

Используйте эти встречи, чтобы усовершенствовать систему.

Задайте вопросы: «Чему вы научились, пока меня не было? Как вы справлялись с неожиданностями? Что шло хорошо? Что шло плохо?»

ШАГ 8. Установите сроки выполнения задач и установи ответственность за срывы

Лучше всего письменно. Если вы работаете с аутсорсерами — подписывайте договор, если со своими наемными работниками — берите расписку.

В них должны быть четко указаны сроки и сумма штрафа за невыполнение.

Укажи как именно ты хочешь получить результат работы — на почту, сообщением в мессенджере или на личной встрече. И что это должно быть: текст, презентация, ссылка на сайт, макет дизайна.

Здесь вы можете скачать шаблон расписки

ШАГ 9. Проведите некомфортные разговоры и закройте конфликты

Это неочевидный шаг, однако рекомендую сделать его. Проведите необходимые некомфортные разговоры с теми членами команды, с которыми вы давно хотите это сделать.

Это поможет освободить энергию и мозг для отдыха и полностью расслабиться.

ШАГ 10. Определите формат общения с командой

Вы хотите на 100% отключиться от сети – без звонков и электронных писем? Или будете проверять электронную почту раз в два дня? А просматривать мессенджеры? Или вы хотите получать отчеты о работе компании каждый день?

Ответьте себе на эти вопросы и дайте ясность своей команде. Смогут ли они дозвониться вам в экстренном случае? Какой это должен быть случай? Или вы будете выходить на связь раз в два дня с 17:00 до 17:30?

Также проговорите список «экстренных случаев», по которым вас можно беспокоить.

ШАГ 11. Напишите письма команде и клиентам, с которыми вы общаетесь напрямую

Разошлите за пару дней до отпуска письма на всех сотрудников и клиентов, с которыми вы общаетесь напрямую. Укажите даты отпуска и контакты тех, к кому обращаться с вопросами.

Ответственным по направлениям напишите письмо с их KPI и планами на то время, пока вас не будет.

ШАГ 12. Сделайте «большую чистку»

Уберите хлам с рабочего стола. Почистите почтовые ящики. Отмените все встречи, которые были назначены на время отпуска.

ШАГ 13. Пересмотрите список чтения и возьмите нужные книги

Используйте время отпуска не только для отдыха, но и для развития. Если вы долго не могли взяться за книги из списка «мастрид», сейчас самое время их прочитать.

Вот пост со списком книг, которые рекомендуют наши эксперты

ШАГ 14. Отключитесь от работы

Выйдите из всех приложений, связанных с работой, на телефоне и компьютере, выключите все рабочие напоминания до момента возвращения.

По этому чек-листу я знаю, как подготовится к отпуску, и могу сделать это за неделю. При этом ни один проект не будет заморожен, и я по всем получу прогресс, когда выйду из отпуска.

Что нужно сделать вечером перед отпуском: 5 действий

Итак, вы делегировали задачи, объяснили все команде и составили список дел, что будете делать после возвращения. Осталось немного – убедиться, что вы действительно готовы отдыхать.

Вот 5 вещей, которые нужно сделать вечером до начала отпуска:

Настройте автоответы в электронной почте

Напишите текст автоматических писем, которые будут приходить в ответ на письма вам. Укажите дату, когда вернетесь к работе.

Проверьте билеты и бронирования

Когда вы знаете, что с билетами и бронированиями все в порядке, вы будете спокойны. На всякий случай сфотографируйте билеты, паспорта, водительские права – пусть они будут в электронном виде.

Проверьте, что не забыли документы и гаджеты

Где паспорта? Водительские права? Деньги? А ноутбук не остался лежать на столе, возле планшета? Вспомните, что вам точно понадобится в поездке.

Зарядите устройства

Зарядите все электронные гаджеты: ноутбук, планшет, смартфон, смарт-часы, наушники, экшн-камеру и т.д. Проверьте, что взяли powerbank и зарядные ко всем устройствам.

Перейдите в «режим отпуска»

Используйте вечер перед отпуском для «перестройки». Настройтесь на отдых, прекращайте думать о работе. Не проверяйте почту и не заходите в соцсети.

P. S. В подготовке к отпуску решающее значение имеет планирование.

Свою неделю — я всегда планирую так, чтобы было время и на работу в потоке, и на встречи, и на время с семьей.

Все это благодаря простому инструменту, который уже есть в вашем смартфоне, и чек-листу, с которым я делаю дизайн недели и каждого для легко и быстро.

Скачайте чек-лист бесплатно сейчас, начните его использовать, и вы удивитесь, насколько больше начнете успевать уже на следующей неделе: Скачать чек-лист «Формула идеального дня с Google Calendar»