Конец года для предпринимателя – время для подведения итогов и планирования. И пытаться стратегически планировать будущее бизнеса самостоятельно, «на бегу», без отрыва от «текучки» – это провальная идея.

В GoldCoach мы проводим для этого стратегическую сессию – на 2 дня уезжаем за город с командой ТОП-менеджеров, чтобы планировать с полным погружением в процесс.

В этом году мы приняли решение определить видение компании не на один год, а на три. Мы внедрили новую методологию, которой поделимся в этом посте.

Стратегическая сессия – это очень важное событие, которое определит то, насколько успешным будет следующий год. Поэтому к нему важно правильно подготовиться. И на это тоже есть специальный процесс.

Как подготовиться к стратегической сессии планирования года

Шаг 1. Определить даты

Планировать стратегическую сессию нужно заранее. Лучшее время для этого – конец года, когда уже можно подвести итоги предыдущего года.

Это должно быть 2 дня — выходные или четверг-пятница.

Мы проводим стратегическую сессию в конце ноября или в первой половине декабря (именно поэтому мы обычно проводим «Воркшоп Рокфеллера» в декабре, чтобы вы могли создать стратегический план на год и уйти на новогодний отдых спокойно.

Шаг 2. Создать «стратегический совет»

У вас должны быть люди в бизнесе, которые помогут принимать правильные решения, в том числе и при планировании года. Поэтому, если у вас еще нет стратегического совета, создайте его хотя бы перед сессией планирования.

Это должны быть люди, которые возьмут на себя ответственность за результаты по основным направлениям и будут в итоге достигать целей, поставленных на год. Именно поэтому очень важно, чтобы они участвовали в постановке этих целей.

Шаг 3. Спросить сотрудников

Гарантирую – вы получите много инсайтов, которые помогут поставить цели на следующий год. Ваши сотрудники (особенно в отделе продаж и в отделе поддержки) ближе всех к клиентам, и поэтому их идеи бесценны.

Также такие опросы мы проводим 1 раз в три месяца перед квартальной стратегической сессией.

Шаг 4. Спросить клиентов

Задайте те же три вопроса вашим клиентам. Они точно знают, чего они хотят, чего – не хотят, и при каких условиях готовы оставаться с вами надолго и рекомендовать вас друзьям.

Шаг 5. Провести SWOT-анализ вашего бизнеса

SWOT-анализ (Strengths – сильные стороны, Weaknesses – слабые стороны, Opportunities – возможности и Threats – угрозы) – это очень мощный инструмент подготовки к стратегической сессии.

Чтобы провести SWOT-анализ нужно ответить на 4 вопроса:

• Какие у вашего бизнеса сильные стороны?
• Какие у вашего бизнеса слабые стороны?
• Какие ваши самые больше возможности в будущем?
• Какие есть угрозы у вашего бизнеса?

Над этим лучше всего подумать вам как собственнику, а позже обсудить на одной из недельных стратегических встреч, перед годовой.

Шаг 6. Установите четкие цели встречи по стратегическому планированию

Все участники встречи должны четко понимать, что будет ее результатом.

Например, в GoldCoach на стратегической сессии мы:

• подводим итоги года
• смотрим победы и разочарования
• ставим цель по выручке и прибыли
• формируем календарь событий на год
• определяем скалы первого квартала

Мы знаем эти цели еще до встречи, поэтому каждый участник едет на встречу уже с какими-то мыслями и предложениями.

Вам также нужно заранее проговорить цели сессии планирования (особенно, если она первая), чтобы сотрудники знали, чего ожидать, и были готовы работать.

Чек-лист: вопросы, которые помогут подготовиться к стратегической сессии

Используйте этот список вопросов, дополняйте и адаптируйте его под свой бизнес.

1. Цель:

• Какой у вас желаемый результат сессии?
• Насколько конкретно сформулирован желаемый результат?
• Какой результат вас устроит, если что-то пойдет не так?

2. Задачи:

• Из каких блоков будет состоять сессия?
• Какие задачи вы будете обсуждать?
• Что будет критерием, показателем решения поставленных задач?

3. Время:

• Сколько потребуется на обсуждение каждой задачи/темы?
• Какие форматы обсуждения позволят потратить меньше времени?
• На сколько вы можете выходить за временные рамки?

4. Фиксация результата:

• Как и в каком виде будет зафиксирован результат?
• Что должно быть сделано дальше, чтобы результаты «заработали»?

5. Процедуры

• Какие процедуры и форматы вы будете использовать для выработки решений стратегической сессии?
• Какие процедуры вы будете использовать, если не сможете прийти к единому мнению?
• Как у вас решаются вопросы дисциплины?

6. Люди

• Кто и за какие блоки отвечает?
• Кто должен присутствовать и в какой роли (участник обсуждения, наблюдатель, эксперт)?
• На кого можно опираться и кто будет тормозить достижение результатов сессии?
• Как вы будете управлять групповой динамикой (отсутствие интереса, гиперактивность, конфликты и т.д.)?

7. Ресурсы

• Что потребуется для организации работы всех участников (помещение, оргтехника и т.д.)?
• Как и какую информацию должны получить участники стратегической сессии?

Что дает компании проведение стратегической сессии?

Договоренности по ключевым вопросам. В результате у вас должно быть согласованное видение положения компании, ее целей, стратегии и тактики развития. Кроме этого, описание и отладка бизнес-процессов и оргструктуры, распределение полномочий и ответственности и так далее.

Развитие мышления команды, рост уровня знаний и управленческих навыков. Во время и после сессии люди начинают думать на качественно новом уровне. При этом часто руководители поражаются, какие качественные идеи могут выдать их сотрудники.

Вовлечение команды. Сопротивление – ключевая проблема в изменениях. Но если люди сами участвовали в выработке решений, они реализуют их с большим энтузиазмом.

Улучшение климата и общего настроения в компании. После многочасовых сессии люди сближаются, учатся слушать и слышать друг друга, работать вместе. Это положительно влияет на результаты бизнеса. Плюс многие сотрудники начинают лучше понимать свою работу, наполняют ее большим смыслом.

Как начать сессию стратегического планирования, чтобы она прошла продуктивно и обеспечила рост компании в следующем году

Очень важно то, как вы начнете стратегическую сессию.

Я рекомендую начинать на позитивной ноте – вспомните, какие были победы в этом году, в чем вы продвинулись.

Также мы часто начинаем с того, что даем обратную связь друг другу – подсвечиваем сильные стороны и победы, а также искренне делимся зонами роста, которые видим у человека.

Это позволяет создать атмосферу открытости и доверия.

Дальше напомните миссию компании, ценности, видение – какой компанией вы хотите быть через 5-10-15 лет и «концепцию Ежа».

Это – основы, на которых вам нужно строить планирование года и все развитие компании вообще.

Если у вас нет ничего из этого – вам нужно быть на «Воркшопе Рокфеллера», где мы один день полностью посвящаем проработке этого фундамента бизнеса. Без него дальнейшее планирование бесполезно.

После этого можно переходить к стратегическому планированию. Однако в этом процессе важно избегать очень распространенных ошибок.

Вопросы на стратегическую сессию

1. «Вид из окна последнего вагона уходящего поезда»

• Чего вы достигли?
• Какие ваши разочарования? Чего вы не достигли?
• Какие уроки? (почему?)
• Что вы делали хорошо?
• Что вы делали слабо?
• Что создавало больше всего ценности?
• Что было самым большим препятствием?

2. Найдите причину, почему у вас что-то получалось

• Почему не получалось?
• Какие 20% давали 80% результатов?

3. Если бы вы знали, то что знаете сейчас

• Какие проекты не начинали бы?
• На что бы не тратили свое время?
• Какой бы деятельностью не занимались?
• Какие бы отношения не продолжали?
• Какие бы маркетинговые кампании не запускали?
• Чтобы бы вы сделали по-другому?

4. Какие потенциальные изменения ожидают в новом году?

• Какие потенциальные изменения пройдут на рынке в твоей отрасли?
• Как изменятся ожидания клиентов?
• Какие возможны угрозы от конкурентов?
• Какие изменения вы хотите, чтобы произошли в вашем бизнесе и жизни?
• Какие решения вы принимаете сейчас?

Обычно процесс обсуждения этих вопросов у нас занимает целый день. А во второй день мы уже ставим цели – максимум 6-10 целей на весь год.

Как сформировать видение компании на 3-5 лет

В этом году в стратегическое планирование мы добавили формирование видения на 3 года.

Мы прошли по новому процессу, где фасилитатором был эксперт GoldCoach по стратегическому планированию Андрей Выдрик. Процесс включил в себя 3 основных этапа:

Этап 1. Проработка квадранта текущей ситуации

Хочу и имею — каждый участник выписывает все желанное, что есть в компании. Это могут быть налаженные процессы, высокомаржинальные продукты, ценности компании — все, за что можно поблагодарить. И затем озвучивает свой список.

Имею, но не хочу — здесь каждый выписывает все, что не нравится в компании. Это может быть сбой в коммуникации, размытые зоны ответственности, неправильное планирование и т.д.

Не имею и не хочу. Все то, чего нет в компании — и это к лучшему. Например: ненадежные подрядчики, интриги в коллективе, ограничения в доходах.

Хочу и не имею. Участники прописывают вдохновляющие желания и цели — какой они видят компанию через 3 года.

Этап 2. Формирование продвигающих целей по отдельным категориям

Когда у каждого есть список желаний и целей, команда разбивается на группы по 3 человека, которые вместе выписывают на специально подготовленные карты по 4 ТОП-цели от каждого члена команды.

Фасилитатор берет по 2 карты от каждой группы и приклеивает на доску.

Дальше задача всей команды объединить карты по категориям
бизнеса. Это могут быть финансы, маркетинг, продажи, операционные процессы, создание новых продуктов.

Таким же образом распределяем остальные карты. Получается 5-6 категорий.

Затем каждой категории нужно дать название, посмотрев на которое сразу станет понятно, о чем эта категория. Название может содержать 7-10 слов.

Например, мы прописали одну из категорий так: «Marketing Dream Team» — ресурсная высокоэффективная команда, стабильно выдающая 70%+ самооплат и 100% ROI при любых бюджетах»

Этап 3. Проработка препятствий

После того, как видение сформировано, нужно определить, что мешает компании в продвижении к нему.

Препятствия — это то, что есть, а не то, чего нет, т.е. нельзя сказать «нет времени», «нет людей», «нет денег». Описание препятствий важно формировать в контексте — «мы можем на это повлиять» и «решение продвинет нас к видению».

Дополнительные препятствия:

• ранее поставленные цели
• ранее принятые решения

Дальше снова команда делится на группы по 3 человека и каждый участник выписывает по 2 пункта препятствий на пути к видению по отобранным категориям.

На выходе каждая группа выдает набор из 6 препятствий, которые, как и цели, оформляем в отдельные категории и даем название.

У нас одним из препятствий вышло: «Не системный процесс постоянного усиления команды (рекрутинг, адаптация, отсев)»

Далее определяем стратегические инициативы и направления — как нужно изменить компанию, чтобы видение стало реальностью (процессы, культуру, кадровую политику, позиционирование, технологии и т.д.)

В итоге получаем 3-4 точки фокуса, последовательно докручивая которые, выводим компанию на новый уровень.

И вперед воплощать!

P.S. На чем ваш ФОКУС сегодня?

На победах или на поражениях? На достижениях или на провалах? На возможностях или на том, что вы упустили?

Я хочу, чтобы сегодня вы сфокусировались на победах, на возможностях, на результатах. Потому что мы получаем только то, на чем сфокусированы.

И хорошая новость в том, что фокус можно сместить практически МГНОВЕННО, задав себе правильные вопросы.

Какие? Ответ – в моем новом чек-листе

Скачайте его бесплатно сейчас, там ЦЕЛЫХ 124 мощных вопроса для вас и вашей команды →

Забирайте сейчас PDF c 124 вопросами бесплатно