Самые успешные люди знают главный секрет тайм-менеджмента – они вообще не думают о времени. Вместо этого думают о ценностях и приоритетах и опираются на правильные привычки.

К такому выводу пришел писатель, востребованный спикер, автор бестселлеров и предприниматель Кевин Круз. Для книги «15 секретов, которые успешные люди знают об управлении временем» он опросил 200+ предпринимателей, миллиардеров, олимпийских чемпионов и сформулировал эффективные принципы управления временем.

Главное – он сам их использует.

Круз – отец-одиночка, воспитывает троих детей. Пишет по две книги в год, выступает с лекциями по всему миру и контролирует свои инвестиции в несколько стартапов и коммерческую недвижимость. Находит время помочь детям с домашними заданиями, сходить с ними в кино, на спортивные матчи и 3-4 раза в году слетать в отпуск.

И все это он делает без стресса, спешки, перегруженности и чувства вины.

Кевин Круз говорит: «Мы никогда не сможем вернуть время. В отличие от денег, оно незаменимо. Как только время ушло, оно ушло навсегда».

Мы отобрали самые полезные секреты, которые помогут стать эффективнее и счастливее.

Секрет № 1: Повышайте уровень энергии

Энергия – ключ ко всему. На самом деле, когда люди говорят об «управлении временем», они просто хотят успевать делать больше при меньшем уровне стресса. И настоящий секрет, как этого добиться, состоит в том, чтобы максимально увеличить свою энергию.

Энергия начинается со здоровья

Лучший способ повысить свой общий уровень энергии – заботиться о здоровье. Чтобы увеличить продуктивность, вы должны:

• получать достаточное количество сна
• свести к минимуму алкоголь
• свести к минимуму кофеин, особенно в конце дня
• есть больше цельных продуктов и меньше промышленно обработанной пищи
• поддерживать здоровый вес
• пить много воды
• ежедневно заниматься спортом (подойдет интенсивная ходьба)

Подробнее о том, где брать энергию, читайте в нашем посте.

Как использовать секрет: Высыпайтесь, правильно питайтесь, следите за своим здоровьем.

Секрет № 2: Перестаньте жить «в завтра»

Профессор психологии Джозеф Феррари в интервью журналу Американской психологической ассоциации рассказал, что больше 60 миллионов американцев обоих полов – хронические прокрастинаторы. Они медлят дома, в школе, на работе, в отношениях.

Прокрастинация – это склонность откладывать важные, но неприятные дела. Обычно люди откладывают дела, когда им не хватает мотивации или когда недооценивают силу привычек – силу «будущего себя» по сравнению с «собой настоящим».

Люди обещают себе начать бегать и медитировать «с 1 числа», но когда дата наступает, продолжают объедаться сладким и листать соцсети. Так побеждает «завтрамен». Это ваша внутренняя часть, которая саботирует ваши решения.

Круз предлагает алгоритм, как победить «завтрамена». Ответьте себе на вопросы:

• Как я буду саботировать свои цели в будущем?
• Что я могу сделать, чтобы предотвратить это?

Например:

«Завтрамен» станет уговаривать перекусить нездоровой пищей. Чтобы не допустить этого, идите на кухню, выбросите всю вредную еду и прекратите ее покупать.

«Завтрамен» будет саботировать тренировки, убеждать, что есть дела поважнее. Выделите под занятия спортом первый утренний блок времени в дневном расписании. И добавьте условие: до тренировки нельзя даже проверять электронную почту.

О том, как уничтожить «завтрамена» в себе, читайте в нашем посте.

Как использовать секрет: научитесь побеждать «завтрамена», создавая условия для лучшего будущего уже сейчас.

Секрет № 3: Не тратьте время на ерунду

Ключ к эффективному управлению временем и продуктивностью кроется не в конкретных тактиках и инструментах, а в изменении мышления.

Миллионеры, профессиональные спортсмены, ведущие профессионалы своих ниш относятся ко времени не так, как среднестатистический человек.

У каждого человека в одном дне – 1440 минут. Но кто-то тратит время бездумно, а другие эффективно используют каждую минуту.

Круз тоже не умел ценить время. Но решил проблему: повесил на двери большой лист бумаги с жирными цифрами 1440. Число напоминало ему, что минуты убегают незаметно, растрачивать их впустую нельзя. Со временем его коллеги тоже начали больше ценить минуты и не отвлекать по пустякам.

Когда вы понимаете, как быстро утекают минуты, перенять правильные привычки успешных людей становится гораздо проще.

Как использовать секрет: Распечатайте и повесьте на двери большой лист бумаги с цифрой 1440. Он будет напоминать вам и команде, что нельзя тормозить и тратить время на ерунду.

Секрет № 4: Примите идею, что «всех дел не переделаешь»

Операционный директор Facebook Шерил Сэндберг каждый день уезжает из офиса в 17:30, чтобы поужинать со своими детьми.

Бывший президент Intel Эндрю Гроув всегда приходил на работу в 8:00 и уходил ровно в 18:00.

Основатель корпорации Virgin Group Ричард Брэнсон, руководящий объединением в 400+ компаний, не вылезает со своего частного острова и регулярно ставит новые мировые рекорды. Например, на воздушном шаре со скоростью 209 км/ч пересекает Атлантический океан или переплывает пролив Ла-Манш на автомобиле-амфибии за 1 час 40 минут (прошлый рекорд был 6 часов).

Как они это успевают? Благодаря определению самых важных задач успешные люди не пропадают сутками на работе, успевают поужинать с семьей, уделить время родным и друзьям, заняться хобби.

Успешные люди не проводят жизнь в офисе, пытаясь поставить галочки напротив всех дел. Вместо этого они выбирают приоритетные задачи и выделяют под них конкретное время. Они понимают, что всего не переделать, а перфекционизм – только помеха.

У вас может появиться чувство вины, что вы сделали что-то не идеально. Секрет избавления от чувства вины раскрывает в своей книге «Высокоэффективный менеджмент» Эндрю Гроув: рабочий день всегда заканчивается тогда, когда ты устал и готов идти домой. А не тогда, когда вся твоя работа закончена.

Как использовать секрет: примите идею, что невозможно сделать всю работу. Нужно выбрать приоритетные задачи и сфокусироваться на них.

Секрет № 5: Внедрите мышление Парето – 80/20

Вы наверняка знаете о принципе Парето: 20% усилий дают 80% результата. Он применим ко всем сферам жизни. 80% времени мы носим 20% своих вещей, 20% клиентов приносят 80% прибыли, на 20% пациентов приходится 80% расходов на здравоохранение.

Правило Парето не означает, что нужно носить с собой калькулятор и высчитывать каждый шаг. Вместо этого вам нужно внедрить образ мышления 80/20. Он позволит четко определять задачи и виды деятельности, которые принесут максимальную отдачу.

Мышление 80/20 – это:

• искать короткие пути
• делать максимально хорошо самые важные вещи, а остальное делать «достаточно хорошо» или вообще не делать
• развить свои навыки до высочайшего уровня в нескольких выбранных областях, не пытаться стать мастером на все руки
• осознать, что вы можете значительно снизить свою рабочую нагрузку и стресс и стать более счастливым, если сосредоточитесь на 20 % наиболее важных для вас целей и видов деятельности.

Как использовать секрет: Проанализируйте свою клиентскую базу – больше времени уделяйте тем 20% клиентов, которые приносят вам основной доход. Пересмотрите свои продукты и сконцентрируйтесь на тех, которые приносят 80% прибыли.

Секрет № 6: Задавайте 3 гарвардских вопроса, которые экономят 8 часов в неделю

Не пытайтесь лично выполнить всю работу. Беритесь только за задачи, где можете применить свои знания и опыт. Остальное делегируйте.

В сентябре 2013 года профессора Джулиан Биркиншоу и Джордан Коэн поделились в журнале Harvard Business Review результатами своего эксперимента по повышению продуктивности.

Они обнаружили, что 41% своего времени высококвалифицированные работники тратят на второстепенные задачи. После того как Биркиншоу и Коэн научили людей по-новому смотреть на свой труд, работники получили огромный выигрыш во времени – в среднем, 8 рабочих часов в неделю.

Как это удалось? Благодаря вопросам и ответам. Анализируйте каждую задачу, отвечая на вопросы:

Эти «три гарвардских вопроса» позволят вам определить менее ценные задачи, которые можно полностью игнорировать или поручить кому-то другому, а также найти наиболее эффективные способы выполнения важных дел.

Как использовать секрет: Пересмотрите свою работу, часто выполняемые задачи. Задайте 3 гарвардских вопроса и определите, что вы можете делегировать.

Секрет № 7: Научитесь говорить «нет»

Есть одно короткое слово, которое поможет сэкономить много времени и сил. Это слово – «нет». Относитесь бережно к своему времени и отказывайтесь от ненужных встреч, телефонных звонков и переписки в мессенджерах. Помните, что каждое «да» – это «нет» чему-то другому.

Часто мы не хотим отказывать, боясь задеть чьи-то чувства, разозлить, вызвать неудовольствие. Не бойтесь обидеть других – помните о своих целях и задачах.

Разрешите себе говорить «нет», не испытывая чувства вины, потому что это ваше время и ваше право.

Как использовать секрет: оценивайте каждую идею/предложение/звонок/возможную встречу с позиции – важно ли мне это или нет? Ведет ли меня к достижению целей?

Секрет № 8: Делайте самое важное дело первым

Вам нужно знать самую важную задачу. Ту, которая максимально продвинет к достижению целей. Когда вы знаете ТОП-задачу, будете эффективнее планировать время, заниматься только важным.

Закройте дверь своего кабинета, отключите телефон, запретите себе включать электронную почту и социальные медиа – и займитесь ключевой задачей.

После того как вы определитесь со своей главной целью, вы должны определить, какие действия приведут к ее достижению и какая деятельность наиболее важна сейчас.

В нашем посте читайте, как за 6 шагов выбирать и реализовывать только самые важные и прибыльные идеи.

Как использовать секрет: Определите одну ключевую задачу, которая является наиболее важной для достижения ваших квартальных целей.

Секрет № 9: Начинайте день правильно и подберите идеальное время для разных задач

Успешные люди не бросаются сразу после сна читать новости, проверять электронную почту или решать дела. Они разрабатывают свой утренний распорядок, который заряжает энергией и приносит счастье.

Кевин Круз выделил общие моменты в распорядках дня многих успешных людей. Они:

• Встают рано – в 6:00 или раньше
• Пьют много воды
• Едят здоровый завтрак
• Занимаются физическими упражнениями
• Медитируют или читают

Найдите свои часы наибольшей активности. Некоторые люди лучше работают ранним утром, другие – поздно вечером. Проанализируйте свой день и определите часы, когда вы наиболее эффективны. Планируйте это время для решения ключевых задач.

Читайте наш пост: что делать утром, чтобы каждый день был продуктивным

Как использовать секрет: Выделите утром 60 минут для себя и своих собственных ритуалов. Создайте свой «час энергии и счастья» и делайте это ритуалы хотя бы в течение месяца.

Секрет № 10: Используйте календарь вместо списка дел

Дональд Трамп не пишет списки задач. Стив Джобс не заглядывал в свой блокнот и не спрашивал: «Итак, что бы мне сделать дальше?»

Проанализировав привычки успешных людей, Круз пришел к выводу, что успешные люди не составляют списки дел. А согласно американским исследованиям, 41% пунктов в списках дел никогда не выполняются. Задачи переходят из одного списка в другой, дела накапливаются и вызывают дополнительный стресс.

Вместо списков успешные люди живут по календарю.

Круз советует разбить свой ежедневник на блоки по 15-30 минут и запланировать конкретные дела на конкретное время. Вносите в планировщик встречи, занятия спортом, даже домашнее задание с детьми. Так вы избавитесь от стресса и будете объективно оценивать, что можете успеть за день.

Выделяйте в планировщике время для отдыха и восстановления. Не отменяйте дела, а переносите их в случае необходимости.

Как использовать секрет: Скачайте сейчас чек-лист планирования дня через Google Calendar, начните его использовать, и вы удивитесь, насколько больше начнете успевать уже на следующей неделе: Скачать чек-лист «Формула идеального дня с Google Calendar»

Секрет № 11: Введите «темы дня»

Джек Дорси, один из создателей социальной сети Twitter, а также генеральный директор компании Square, поделился секретом высокой продуктивности: ему помогают темы дня. Чтобы успевать качественно работать в двух компаниях, он выделяет определенные дни на решение одинаковых вопросов.

Например:

• По понедельникам фокус на вопросах управления и руководства
• По вторникам – на продуктах
• По средам – на маркетинге и коммуникациях
• По четвергам – на отношениях с разработчиками и партнерами
• По пятницам – на корпоративной культуре и найме новых сотрудников

Конечно, полностью сосредоточиться только на этих вопросах невозможно, но фокус не дает распыляться на посторонние вопросы.

Когда вы посвящаете целый день определенному виду деятельности, создаете соответствующий настрой, «рабочее пространство» для решения данного вида задач.

Как использовать секрет: Попробуйте разбить дни недели по темам и заниматься только задачами из одной сферы. Определите, выросла ли ваша эффективность.

Секрет № 12: Всегда носите с собой записную книжку

Один из основных инструментов многих ТОП-предприниматель – обычная записная книжка.

Ричард Брэнсон приучил себя записывать буквально всё: даже незначительная мысль может со временем вырасти во что-то интересное. Но если вы ее не запишите, то через время уже не вспомните.

Судостроительный магнат Аристотель Онассис тоже имел привычку всё записывать, в том числе информацию о человеке, с которым знакомился.

Всегда носите с собой записную книжку и ручку, записывайте идеи и задачи – это разгрузит мозг и снизит уровень стресса.

Не выбрасывайте исписанные блокноты, храните их. Они могут вам пригодиться.

Круз советует перечитывать закончившиеся записные книжки перед каждым Новым годом. Вы узнаете много полезного из заметок и увидите свой прогресс.

О других важных привычках и распорядке дня великих людей читайте в нашем посте.

Как использовать секрет: берите с собой записные книжки на все встречи, записывайте обязательства, которые берут на себя участники встречи.

Секрет № 13: Сократите время на электронную почту и мессенджеры

Согласно результатам опроса, проведенного McKinsey Global Institute, офисные сотрудники тратят 2,6 часа в день на чтение и ответы на письма по электронной почте. Это 33% от 40-часовой рабочей недели.

Это время нужно использовать гораздо эффективнее.

Отслеживать свое «виртуальное» время поможет смартфон. В операционной системе Apple начиная с iOS 12 появилась функция Screen Time. Она анализирует, сколько времени вы проводите в приложениях, создает подробные отчеты. Вы видите, сколько времени ушло на соцсети и мессенджеры.

А функция App Limits позволяет установить ограничение по времени использования приложения. Смартфон предупредит, когда время закончится, и заблокирует работу.

Кевин Круз предлагает алгоритм, как взять электронную почту под контроль.

Откажитесь от ненужных подписок. Оставьте только те, которые вы регулярно открываете и читаете.

Используйте строку темы, чтобы указать нужное действие. Например, «Сделать к 17:00», «Отправить на утверждение генеральному директору». Так получатели смогут быстрее и эффективнее обрабатывать ваши сообщения. И, возможно, научатся в ответ делать так же.

Подумайте дважды, прежде чем нажать кнопку «переслать». Точно ли этим людям нужна эта информация? Или вы засоряете их почтовый ящик?

Отключите уведомления о входящих письмах. Уведомления нарушают вашу концентрацию, прерывают работу. С почтой лучше работать в определенное время, а не автоматически реагировать на каждое письмо.

Обрабатывайте электронную почту по методу 3-21-0. Выделите на работу с электронной почтой 3 сеанса в день по 21 минуте. За это время вы должны проработать все входящие письма (до 0). Сначала у вас может не получаться. Но со временем вы научитесь работать быстро, будете писать ответы кратко и не кликать по ссылкам.

Как использовать секрет: Сделайте электронную почту эффективным инструментом коммуникации. Пишите письма по существу, отбрасывайте всю незначительную информацию.

Секрет № 14: Проводите встречи и планерки правильно

Часто люди в компаниях собираются, только чтобы сообщить или услышать информацию, которую можно было бы распространить другим способом за несколько минут. Десятки человек сидят и теряют время. Посчитайте, во сколько это может вам обойтись.

Круз советует хотя бы один день в неделю полностью освободить от совещаний и любых встреч. А в остальные дни проводить эффективные совещания.

Каждый понедельник в в GoldCoach мы проводим 90-минутную планерку Это большое совещание, где мы «разбираем» работу компании за неделю.

Каждый день по утрам у нас «летучка». Ее лучше всего проводить минут через 15 после начала рабочего дня. Главное правило – никого не ждать, начинать всегда в одно время и продолжать планерку не дольше 15 минут. Если у вас огромная компания, собирайте ключевых игроков команды.

Чтобы больше узнать о создании и управлении эффективной командой в бизнесе, смотрите мое видео.

Как использовать секрет: Проводите одно большое совещание в неделю и каждый день – по одной 15-минутке.

Секрет № 15: Делайте мелкие дела сразу

Когда Круз достает из почтового ящика почту, он сразу же выбрасывает рекламу. Затем смотрит, какие есть другие конверты. Вот письмо, подписанное от руки — приглашение для его сына на день рождения. Он сразу же достает свой планировщик и сверяется, нет ли запланированных дел, и вносит это мероприятие. Все счета он складывает на стол в своем кабинете, потому что на оплату у него выделены часы в определенный день.

Если есть задача, которую можно решить за 5 минут, лучше выполнить её сразу, при условии, что это не помешает выполнению более важной, ранее запланированной задачи.

Все незначительные дела лучше решать сразу, чтобы не возвращаться к ним позже. Или же рассортировать и отметить в планировщике время, когда вы займетесь их решением.

Аналогичным способом автор советует расправляться с электронной почтой. Выделите определенное время и рассортируйте: спам, важное — сделать прямо сейчас, не важное — отметить в планировщике.

В быту это правило также работает. Приучайте родных: взял вещь — положи на место. В итоге не придется разбирать завалы. Снял грязную вещь — отнеси сразу в корзину с грязным бельем.

P.S. Один из главных секретов ТОП-предпринимателей — это то, что они на все, что они делают, смотрят как на проекты.

И это правда.

Все, чем вы занимаетесь каждый день в бизнесе и дома — это проекты.

Создать новый процесс в бизнесе — проект, поехать в новогодний отпуск — проект, реализовать любую идею — это значит реализовать проект.

И самый мощный способ получить результаты по всем проектам — это хорошо их спланировать.

Для этого у нас в GoldCoach есть очень простой инструмент — готовый чек-лист по планированию, который мы тестировали более 198 раз в 2016 году (работает 100%).

Кликайте и скачивайте его сейчас бесплатно