Весь цивилизованный мир ушел на карантин и самоизоляцию. А бизнес массово переходит на удаленку.

В этих условиях задача минимум для предпринимателя – держать сервис на том же уровне, чтобы клиенты не заметили перемен в работе компании. А лучше – начать давать еще больше ценности, чтобы выйти из периода неопределенности в плюс.

Поэтому компания FootyBall (еще один бизнес Ивана Зимбицкого) быстро среагировала и разработала новый продукт – онлайн-тренировки.

Менеджеры отдела продаж могли работать удалённо и до карантина. Поэтому нам не пришлось придумывать ничего нового: мы взяли работающие технологии и применили их на весь отдел продаж.

В этом посте я расскажу, как быстро и качественно перевести отдел продаж в компании на домашний режим работы.

Шаг 1. Проведите встречу с командой

Лучше провести встречу вживую, но если вся команда уже на карантине, используйте видеоформат: Skype, Zoom, Viber. Я советую разговаривать именно по видеосвязи. Так вы будете видеть настроение сотрудников, поймете, кто из них в каком состоянии.

1. Честно и открыто поговорите с сотрудниками

Проговорите, что работа из дома – это не оплачиваемый отпуск. Вы по-прежнему ждете от команды выполнения планов и достижения результатов.

Обсудите возможные сложности. Послушайте, что скажут члены команды. Если проблемы есть, обдумайте и предложите решения.

Проверьте, что ваши сотрудники знают, как организовать домашний офис и разделить рабочее и личное информационное пространство. Что они не будут выпадать из рабочего процесса, потому что им «мешают дети», «нужно выгулять собаку» или «мешает звонить телевизор».

Ответьте на вопросы команды, если они будут. Все сотрудники должны получить четкие и понятные ответы: это особенно важно в условиях неопределенности.

2. Пройдитесь по бизнес-процессам

Проверьте, что у членов команды есть все необходимое для работы (техника, программы и т.д.). Если что-то нужно, запишите себе и решите проблему в кратчайшие сроки.

3. Обсудите правила звонков

Дайте понять команде, что уровень сервиса для клиентов должен оставаться тем же. Недопустимо во время звонка пить кофе или курить на балконе, когда ветер заглушает голос.

Если нужно, пропишите эти правила: как звонить и чего не делать.

4. Определите рабочее время, дайте рекомендации по работе и отдыху

Не нужно думать, что при работе из дома сотрудник должен быть доступен в режиме 24/7. Так он быстро выгорит и станет неэффективным.

Еще подумайте, какие правила повышения эффективности вы посоветуете сотрудникам. Например, каждый час делать перерыв на 5 минут.

5. Вместе с командой определите процессы, которые можете упростить на время удалённой работы

Подумайте, что в вашей компании давно нужно делать по-новому. Сейчас самое время отказаться от ненужных или неэффективных процессов.

После этой встречи ваша команда должна быть готова к удалённой работе. Переходите к шагу 2.

Шаг 2. Организуйте домашние офисы

1. Надежные техника и интернет

У ваших сотрудников должны быть гарнитуры (наушники + микрофон). Критично важно, чтобы при звонке был качественный звук.

Также в идеале нужна отдельная комната с хорошим интернет-каналом.

2. Софт и доступы к аккаунтам

Если у вас в компании есть IT-отдел или техподдержка для сотрудников, дайте им распоряжение установить на компьютеры сотрудников программу Teamviewer или ее аналог и VPN. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.

Если нет IT-отдела, проследите, чтобы сотрудники установили их сами.

Подготовьте чек-лист для сотрудников: как настроить удаленную систему на компьютере или смартфоне.

Составьте список: какие программы нужны для работы сотрудников. Проверьте, что у всех есть доступ, пароли, возможность полноценно пользоваться и т.д.

Определите, где вы будете держать необходимые общедоступные файлы (в облачных сервисах или где-то еще).

3. Элементарные правила информационной безопасности

Проверьте, что ваши сотрудники знают:

• Что такое фишинг и как распознать вредоносное письмо
• Зачем и почему устанавливать антивирус
• Почему не нужно использовать пароль 0000 или писать дату рождения
• Что такое многофакторная аутентификация

В любом случае ваши специалисты IT-отдела должны быть готовы быстро решить проблемы сотрудников.

Шаг 3. Запустите систему контроля и мотивации

Главное – сотрудники должны понимать, что их работу контролируют, за ними следят (в хорошем смысле).

В FootyBall мы сохранили систему планерок и встречи на время карантина, просто перевели все это в онлайн.

1. Общее собрание по понедельникам

Это общее собрание с отделом продаж: с каждой школой, с каждым структурным подразделением. Мы подводим итоги недели, смотрим результаты. Выясняем, что получилось, какие победы и препятствия.

Также на общем собрании мы ставим задачи на неделю:

• планируем результаты
• обсуждаем возможные сложности
• выясняем, нужна ли сотрудникам помощь от руководителя

2. БМП (Метод быстрого планирования)

БМП мы тоже проводим по понедельникам. Команда должна заполнить google-форму до 11:00. Плюс по БМП-планированию мы созваниваемся, проговариваем голосом, обсуждаем основные организационные моменты.

3. Планёрка-стендап

Каждое утро в 10:30 мы проводим планёрку-стендап, на которой должны быть все сотрудники отдела продаж.

Цель утренних планерок – чтобы у команды был четкий фокус на работу дня/недели. И понимание, что нужно делать, чтобы достичь цели.

Также планёрки дисциплинируют команду: сотрудники знают, что они к этому времени должны как минимум снять пижаму и причесаться. А лучше уже зарядиться энергией: например, заняться спортом или помедитировать.

4. Вечерние отчёты команды

Вечером все сотрудники отчитываются в общую группу в Telegram:

• какой был план
• что сделал
• какие были победы
• какие были препятствия
• чего не хватило
• какой общий результат

Также сотрудник может задать своему руководителю какой-то вопрос по работе. Эти вопросы важны: по ним руководитель видит, на чем сотрудник держит фокус, в каком он состоянии, получается ли у него соблюдать дисциплину.

Полезно похвалить за отличные результаты или соблюдение ценностей компании.

5. «Мастерская продаж»

Каждую пятницу с 10 до 11 утра у нас проходит «мастерская продаж». Это мини-коучинг руководителей для сотрудников.

Руководители:

• отвечают на вопросы команды
• дают обратную связь
• помогают увидеть ошибки и зоны роста
• дают новые тактики и инструменты

6. Мини-тренинги для сотрудников: эффективный контроль на удаленке

Обяжите каждого руководителя контролировать работу менеджеров. Это значит не просто отслеживать, во сколько человек звонил и сколько разговаривал.

Руководитель должен прослушивать звонки и давать по ним обратную связь. Так сотрудник будет чувствовать, что его контролируют. А у руководителя будет шанс улучшить работу отдела.

Получается мини-тренинг для каждого сотрудника. Их нужно проводить системно: например, 2-3 раза в неделю по 5-10 минут.

Лайфхак: как мотивировать сотрудников

Я советую повысить какой-то норматив сотрудников отдела продаж. Например, количество продаж, и увеличить ставку за выполнение этого норматива. Так у сотрудников будет больший фокус на работе, они будут меньше отвлекаться.

P.S. Отдел продаж на удаленке и перевод бизнеса в онлайн — это лишь одна из возможностей, которые дает текущая ситуация карантина.

Этих возможностей очень много. Важно их просто замечать.

И сейчас перед вами чек-лист для выявления и устранения 103 убеждений, которые мешают видеть эти возможности повсюду.

Заберите его сейчас и уберите главные внутренние препятствия к высокому доходу ⇒ Забрать чек-лист